Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

Copyright: фотобанк Лори Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека.

Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

1. документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).
2. документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
3. прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
4. копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
5. документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);

Важно!

Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций.

В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте. Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия.

Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив. Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел. Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году. Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле.

Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

Поскольку

Внутренняя опись документов личного дела

14169 Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

1. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
2. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой.

Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику. На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа.

Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

• каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
• использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

1. должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
2. наименование предприятия,
3. список описываемых документов,
4. полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Как индексировать и хранить личные дела сотрудников?

Ответ на 1 вопрос: Прошиваются ли личные дела работающих сотрудников или хранятся в папке?

хранится в отдельной папке на каждого сотрудника.

Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (, , ). Так, ведения личных дел государственных и муниципальных служащих утвержден . О читайте подробнее здесь. Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенный выше указ, касающийся служащих.

Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности: Ответ на 2 вопрос: Как присваивается регистрационный индекс документа во внутренней описи? Документы располагают в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления ( Правил, утвержденных ). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу.

Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление. Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит.

Подтверждают такой порядок положения пунктов и Правил, утвержденных . Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Ответ на 3 вопрос: Как присваивается номер личного дела?

При регистрации личных дел происходит их индексация. То есть каждому делу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов.

В течение года регистрационный индекс не повторяется. Мы рассказывали ранее о в материале по ссылке.

Подробнее об этом см. . Пополнение новыми документами Как размещать документы в личном деле сотрудника Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как дело заводят сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу.

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из Правил, утвержденных .

Документы располагают в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления ( Правил, утвержденных ).

Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет

Вы здесь «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 7 В предыдущей статье мы рассказали о некоторых сложностях, возникающих при формировании личных дел сотрудников и о путях их преодоления.

В данном материале мы поговорим об общих принципах формирования личных дел на основе существующих требований нормативных документов.

Особенности ведения и учета личных дел в делопроизводстве Личные дела относятся к группе дел, которую формирует на предприятии кадровая служба. В предыдущей статье мы уже говорили о том, что кадровики предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.

Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства. Скажу еще раз о специфике этого вида документов. Она заключается в том, что эта группа дел формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает на предприятии.

Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (далее по тексту — Основные правила) из-за этой своей особенности личные дела не могут считаться завершенными по окончании календарного года, в отличие от основных документов общего делопроизводства.

Иначе говоря, личные дела являются переходящими. Согласно п. 3.5.3 Основных правил «личные дела. формируются в течение всего периода работы данного лица в организации».

Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился с предприятия в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу. Следует отметить, что это обстоятельство влияет и на организацию учета личных дел по номенклатуре дел предприятия. Об этом говорится в абз. 17 п.

3.4.9 Основных правил, который обращает внимание на необходимость перемещения личных дел сотрудников, не завершенных делопроизводством (т.е.

продолжающих работать), из номенклатуры дел завершенного года в номенклатуру дел организации следующего года (как правило, под тем же индексом).

При этом согласно последнему абзацу того же пункта Основных правил в графе 5 мы можем сделать отметку о том, что данные дела являются переходящими. Образец фрагмента номенклатуры дел предприятия с отметкой о переходящих делах см. в примере 1. Пример 1. Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед.

хр. Сроки хранения и N N статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 .02-04 Личное дело директора предприятия 1 Постоянно ст.

337 а Переходящее 02-05 Личные дела сотрудников предприятия 700 75 лет ЭПК ст. Предприятие также может

Внутренняя опись документов дела

Готовите документы для передачи в архив?

Узнайте, как правильно оформить внутреннюю опись документов дела, где взять типовой бланк и какие образцы заполнения использовать. Процедура формирования дела включает группировку и систематизацию исполненной документации в соответствии с номенклатурой

дел.

Согласно пункту 3.6.17 Основных правил работы архивов организаций (разработаны ВНИИДАД, одобрены Коллегией Росархива 06.02.2002), внутренняя опись необходима: для учета документации постоянного и временного хранения (более 10 лет), если она хранится по причине своей особой ценности (личные, следственные, судебные дела); для учета дел постоянного и временного хранения, которые были сформированы по принципу объединения служебных бумаг одной разновидности, но их заголовки при этом не раскрывают их содержания; Подобный перечень необходим, чтобы дать возможность заинтересованным лицам (например, при передаче бумаг на архивное хранение), сравнить содержание списка и фактическое наличие документации, проконтролировать ее сохранность и правильность оформления.

Внутреннюю опись составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги. Форма приведена в Приложении № 10 к вышеупомянутым Правилам и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом.

Составляя внутреннюю опись документов дела, в качестве образца необходимо использовать форму, разработанную ВНИИДАД. В данный типовой бланк включены следующие данные: Порядковый номер (номер записи); Индекс (уникальный идентификатор объекта); Дата; Заголовок (краткое содержание служебной бумаги); Номера листов (какие листы дела занимает данная документация). Кроме того, стандартная форма позволяет делопроизводителю вносить в перечень примечания для каждой единицы дела (например, если в папку подшита копия, а не оригинал).

При необходимости, делопроизводитель может добавить поля в типовую форму, однако, убирать вышеперечисленные графы нельзя. Для оформления потребуется обычный белый лист формата А4. Фирменные бланки, как правило, не используются, и все необходимые сведения указывают непосредственно на титульном листе.

К внутренней описи обязательно составляют итоговую запись.

В ней указывают, сколько листов документации включено в дело и сколько листов занимает сам перечень. Читайте также: : образец заполнения № п/п Индекс Дата Заголовок Номер листов ед.

Внутренняя опись документов личного дела — образец

приводится ниже — это весьма полезный документ для кадровой службы любой компании. Изучим, как она составляется.

Под внутренней описью принято понимать перечень документов, объединенных в некоторую категорию (в документоведении чаще всего именуемую делом), посредством которой документы необходимым образом индексируются, классифицируются и нумеруются.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, должны быть оформлены, описаны и подготовлены к передаче в архив организации. Составление внутренней описи документов — это один из элементов оформления дела (п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Форма внутренней описи приведена в приложении 27 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Ее бланк вы можете скачать на нашем сайте. Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого присутствуют такие источники, как:

• трудовой договор;
• заявление о приеме на работу
• личные заявления работника;
• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
• инструкции (по охране труда, должностная);
• личная карточка сотрудника;
• копии диплома, аттестата и иных документов об образовании;
• копия ИНН;
• копия СНИЛС;
• копия паспорта;
• автобиография;
• аттестационные листы;
• характеристики и рекомендации.

Рассмотрим, как учет этих документов осуществить с использованием формы из приложения 27 к Правилам, утвержденным приказом № 526. В рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание:

• порядковых номеров, индексов, дат составления, заголовков документов, номеров листов, примечаний;
• итогового количества документов в описи;
• общего количества листов описи.

Подписывается документ сотрудником, который его составил.

О порядке составления описи читайте также в статье . Загрузить образец внутренней описи документов личного дела вы можете на нашем портале. Внутренняя опись — в большинстве случаев, необходимый элемент внутрикорпоративного документооборота, поскольку при работе с кадровой документацией недопустимы ошибки и неточности.

Структура внутренней описи документов в достаточной мере проста и в то же время эффективна. Ознакомиться со спецификой прочих видов описей вы можете в статьях:

• ;
• ;
• ;
• .

Участвуйте в конкурсе на нашем форуме!

В описи документов индекс документа

/ / 13.06.2018 79 Views 25.06.2018 25.06.2018 25.06.2018 Согласно требованиям указанных нормативных актов внутренняя опись всегда включается в дела, которые отвечают двум условиям: во-первых, дело должно передаваться на хранение в архив и соответственно иметь постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения (примечание); во-вторых, заголовок такого дела должен быть «глухим», т.е.

по нему нельзя однозначно определить содержание документов дела (например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в этом деле содержатся автобиография, копии документов об образовании, награждении государственными наградами, списки научных трудов, копии приказов по личному составу и др.). Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения.

Важно Далее оформляют в таблицу список документов описи:

1. дата составления и подписания,
2. номера листов,
3. примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.
4. затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
5. заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
6. номер документа по порядку,

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле. В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа). Что делать с описью после увольнения сотрудника После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается.

Внимание Порядок заполнения и представления документов может быть совершенно иным, однако независимо от этого при формировании личного дела все представленные документы располагаются в нем в строго фиксированном порядке.

Следовательно, датой включения в личное дело документов, предусмотренных п.6 Инструкции, будет являться дата формирования личного дела, которая должна совпадать с датой включения в него копии приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность). Вместе с тем дата включения приказа о приеме на работу не обязательно должна соответствовать дате самого приказа. В графе 7 делаются отметки, связанные с особенностями формирования и ведения личного дела работника.

В частности, в графе «Примечание» может отражаться изъятие документов из личного дела, замена подлинников документов копиями и др.

К ним относятся

1. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
2. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых

Внутренняя опись документов личного дела

Узнайте, как правильно составить опись документов в личном деле работника. Скачайте образец описи и список обязательных документов. Что скачивают ваши коллеги: Используйте готовый образец В делопроизводстве термином «дело» обозначают пакет документов, объединенных общей тематикой и помещенных в одну папку.

Кадровая служба, в обязанности которой входит хранение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, подшивает и хранит их в личных делах. Для каждого сотрудника выделяют отдельную папку – «Личное дело».

На лицевую сторону папки подклеивают обложку.

На ней указывают регистрационные данные папки по номенклатуре дел, наименование подразделения, в котором числится сотрудник, его фамилия, имя и отчество. Обложка личного дела сотрудника (образец) Вести личные дела сотрудников обязательно в отношении военнослужащих, работников государственной и муниципальной службы. Федеральное законодательство устанавливает документы, которые должны быть подшиты в личные дела перечисленных категорий работников, например:

1. анкета при поступлении на работу;
2. конкурсная документация;
3. копии военного билета, паспорта и и пр.

В коммерческой организации обязанность кадровой службы ведения личных дел сотрудников и порядок их оформления устанавливают локальным нормативным актом.

В перечень документов, которые должны хранится в личном деле, может войти несколько десятков наименований. Для облегчения их систематизации и поиска составляют внутреннюю опись личного дела. содержится в каждой папке. Составьте ее сразу, как только в личное дело будут подшиты первые документы, представленные сотрудником при трудоустройстве.

Приклейте ее к внутренней стороне обложки или вшейте первым листом.

Записи в опись вносите по мере формирования дела, сразу после того, как в него будут подшиваться другие документы. По мере обновления состава дела к описи составляется новая итоговая и заверительная надпись. Важно! Копии документов, хранящихся в личных делах, заверять не обязательно.

Законом такие требования не установлены. Используйте от журнала «Кадровое дело». В личное дело подшивайте только ту документацию, которая непосредственно относится к трудовым взаимоотношениям и деятельности работника.

Документы, которые включают в опись личного дела работника, смотрите в таблице: Представляемые работодателю при трудоустройстве Копии и оригиналы документов (ст. 65 ТК РФ и другие законодательные акты) Подтверждающие факт наличия трудовых отношений

1. характеристики;
2. согласие на обработку персональных данных;
3. и дополнения к нему
4. отзывы должностных лиц о работнике;
5. и копия приказа о приеме на работу;
6. трудовой договор;
7. и автобиография;
8. рекомендательные письма;

Сопровождающие трудовую деятельность работника

1. и пр.
2. заявления и объяснительные записки работника;
3. дополнительные соглашения к трудовым договорам;
4. приказы о переводах и перемещениях;
5. справки из медицинских учреждений, подтверждающие факт прохождения обязательных медосмотров;
6. докладные записки;

Индекс дела: как расшифровать и использовать в работе

В практике работы отдела ДОУ большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам — индексы дел.

Как они составляются и используются, расскажем в статье. При происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс).

Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрационный индекс состоит из:

• условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).
• порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);

Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения. Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре.

У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144. Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Читайте также: В большинстве организаций (НД) ведут в течение календарного года.

Документ вводится в действие с 1 января и теряет актуальность 31 декабря Номенклатура дел представляет собой . Когда вы составляете НД, работаете с четырьмя графами.

В них вы указываете индексы и заголовки дел, сроки хранения со ссылками на источники, отметки о делах в графе «Примечание».

Только третья графа при составлении номенклатуры остается свободной. Ее очередь приходит позже, когда закончится календарный год. В третью графу номенклатуры дел от руки вносим фактическое количество дел, которые образовались за год.

В третью графу вносят количество дел в единицах хранения.

Единица хранения дела или единица хранения архивного документа – том, если дело бумажное, или электронный носитель информации, если дело электронное. Не указывайте в третьей графе количество документов в соответствии с , например, если за год было зарегистрировано 305 распоряжений, то и в номенклатуре некоторые указывают 305 дел.

Неверно также ставить во всех графах цифру 1, обозначая, что дело заведено. Понятно, что оно заведено, иначе его не было бы в НД.

Значение 0 в номенклатуре дел также не допускается: так вы показываете, что внесли в документ несуществующее дело.

Такого быть не должно, потому что номенклатура дел отражает актуальное состояние документального фонда организации в текущем календарном году.

Вносить в номенклатуру заголовки про запас, обозначая цифрой 0, нельзя. При подготовке НД на следующий год в каждый раздел попадают дела, которые однозначно будут вести в организации.

Составляем описи дел

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях. Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

1. в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);
2. в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов. К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе.

Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия. Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив.

В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы. Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов. Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы).

Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).

На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года.

При этом допускается использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д.

Регистрационный индекс — это условное обозначение, которое присваивается входящим, исходящим и внутренним документам при их регистрации в соответствии с принятой системой индексации. Он состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

Индексации подлежат все регистрируемые документы.

Регистрационные индексы проставляются на документах из регистрационных форм (журналы регистрации, регистрационные карточки).

На приложениях к поступившим или отправляемым документам они не ставятся.

И включает в себя несколько элементов.

Регистрационный индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа, и через дробь — порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, например: 01-15/115, где 01-15 — индекс дела по номенклатуре дел; 115 — порядковый регистрационный номер. Систематизация таких категорий документов, как приказы, распоряжения, протоколы, решения коллегиальных органов, переписка с гражданами, и дальнейшее формирование их в дела имеют свои особенности, что отражается на индексации документов. Регистрационными индексами приказов, распоряжений, протоколов является только их порядковый номер.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива используется дополнительный буквенный индекс.

Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять их регистрационный индекс буквенным обозначением, например: 10К или 15Л. К приказам по личному составу относятся приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, поощрении, командировании, предоставлении отпусков, взысканиях и назначении дежурных.

Однако они имеют различные сроки хранения. А документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело.

Следовательно, внутри этой категории документов (приказы по личному составу) нужно при индексации учитывать различия в сроках хранения. Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, длительных и зарубежных командировках формируются в одно дело в хронологическом порядке с присвоением к регистрационному индексу буквы «К» (для документов 75-летнего срока хранения) и буквы «Л» (для документов 3-летнего срока хранения).

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный индекс дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например: В-125 (Володько), А-52 (Антончик) и т.д. Справочная картотека по обращениям граждан строится по алфавиту фамилий. Такая индексация позволяет быстро отыскать нужный документ.

Регистрационные индексы распорядительных документов, составленные совместно двумя и более организациями (распоряжения, решения и т.п.), а также протоколы совместных заседаний состоят из регистрационных индексов документов каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например: 45/25.

Отличный секретарь

Внутренняя опись документов составляется только для тех дел, которые подлежат полному оформлению, а также для дел по личному составу независимо от сроков их хранения. По своей сути опись представляет собой оглавление каждого тома.

Это означает, что если, например, приказы по основной деятельности составили три тома, то придется делать три описи. Готовая опись располагается в начале тома и сшивается в обложку вместе с документами.

Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про находится по ссылке).

Это:

• дела со сроком хранение более 10 лет;
• ;
• дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.

В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том. Форма описи документов приведена в (Приложение №27).

Скачать ее можно ниже. Эта форма является обязательной. При желании в нее можно что-то добавить, но вот убирать из нее информацию нельзя. Готовится опись на обычном листе бумаги, не нужно использовать для нее никаких бланков, надписывать наименование организации и т.д.

Вся справочная информация содержится на титульном листе дела. В целом таблица не сложная: (картинки кликабельны)

• № п/п – порядковый номер записи (=документа, который мы описываем);
• регистрационный индекс документа – ,
• дата есть дата;
• заголовок – вспоминаем реквизит «Заголовок к тексту документа»: отвечает на вопрос «О чем?», представляет собой краткое содержание документа;
• номера листов дела – ссылка на то, какие листы дела занимает этот документ: 5, 30 – 34 или 1 – 250;
• примечание – прочая информация, например, то, что этот документ в деле – электронный или представлен в виде копии.

Под таблицей указывается общее количество документов в деле. Обратите внимание: не листов, не страниц, а именно документов.

Если весь том занимает один многостраничный документ, то так и пишем: Итого 1 (один) документ. В зависимости от того, как скомпонованы документы в деле, их номера во второй графе описи могут идти последовательно или нет.

Приказы по основной деятельности, например, пойдут последовательно: А вот трудовые договоры уволенных работников компонуются по алфавиту.

Тогда их регистрационные номера вносятся во внутреннюю опись в том порядке, в каком договоры сшиты в томе. Фамилии же можно перечислить в графе «Заголовок документа», предварительно изменив ее название, потому что заголовков у трудовых договоров нет: А если сшиваются договоры длительного хранения, каждый из которых имеет собственный заголовок, но при этом дела сформированы в томе по алфавиту контрагентов, то для них можно ввести дополнительную графу: это не запрещено.

Пользоваться графой «Примечание» для этой информации нельзя. , docx, 15 kB , pdf, 391 kB Опубликовано: | Метки: , ,

Составляем опись дел

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив.

Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015). Правила 2015 содержат 7 форм описей: • опись дел постоянного хранения (Приложение 14); • опись дел по личному составу (Приложение 15); • опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16); • опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17); • опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18); • опись дел структурного подразделения (Приложение 23); • опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24). ■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила).

В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п. Основные правила содержат 4 формы описей: • форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1); • форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2); • форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3); • форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12). Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст.

51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения. Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2). 2Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

3Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.