Как правильно ответить на письмо о предоставлении документов

Лазер Вирта


Избегайте лишних фраз, не имеющих смысла и не связанных с сутью обращения. Внимание! Ответ на запрос, ни при каких условиях не должен содержать грубость и ложную информацию. Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности На практике существует несколько видов ответов на запросы о предоставлении информации. Они делятся на две группы:

  1. Положительный ответ с предоставлением запрашиваемых данных – заявителю сообщается о принятом решении и сообщается та информация, которую он запрашивал;
  2. Отрицательный ответ – заявителю представляется мотивированный отказ с подробным указанием причин принятого решения.

Отличие двух данных категорий ответов – их содержание.

Например, при положительном решении дается не только полный ответ на заданный вопрос, но и максимально возможно вписывается вся информация по сути запрашиваемой информации.

В результате, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью им удовлетворен без лишних дополнительных вопросов. Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.

Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации. При формировании отрицательного ответа на запрос, наоборот, уклон делается на мотивирующую его часть, так как запрашиваемая информация по тем или иным причинам не будет представлена.

Если есть такая возможность, то в отрицательном решении дайте указание заявителю на адреса, куда ему следует обращаться за получением запрашиваемых данных. Посмотрите видео. В каком виде представлять документы по требованию налоговой?

 Как оформить письмо-ответ правильно Форма ответа может быть:

  1. В печатном варианте. Такая форма экономит время и делает письмо понятным (читателю не придется разбираться в тонкостях и особенностях вашего почерка)
  2. В рукописном варианте. Актуально, когда письмо с запросом на определенную информацию также написано от руки;

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам.

Ответное письмо оформляется либо на белом, чистом листе формата А4, либо на фирменном бланке организации.

Последний вариант выглядит солиднее и оформляется быстрее (не тратится время на вбивание реквизитов фирмы). В конце письма-ответа на запрос должна быть подпись ответственного лица или директора. Требование о необходимости наличия печати для таких писем, утратило силу еще в 2016 году.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как составить ходатайство об истребовании документов?

В письме проставляется дата подписания и присваивается порядковый номер, по которому его можно идентифицировать в журнале исходящей корреспонденции в случае потери или спорной ситуации. В подобных журналах содержится вся информация об исходящей корреспонденции.

Занесение писем в них – обязательное правило любой организации.

Ответ на требование о предоставлении документов в налоговую

1 ст. 87 НК РФ устанавливается следующий перечень видов проверок: камеральная и выездная.

Камеральная проверка организовывается в месте нахождения налоговой службы на основании материалов, представленных налогоплательщиком, а также на основании иных документов, которые имеются у органа.

Камеральная проверка может быть осуществлена в течение трех месяцев после предоставления документов лицом, уплачивающим налоги в налоговую службу. Закон не допускает продления срока проведения исследования материалов или его приостановления. Учтите! Выделяют следующие основания для проведения камеральной проверки и истребования документов:

  1. при разрешении вопросов, касающихся осуществления налогового контроля.
  2. в случае выражения желания организацией вернуться к НДС;
  3. при применении организацией льгот, которые установлены налоговым законодательном;
  4. в случае осуществления проверки в отношении платежей по налогам, которые были внесены в связи с пользованием природными ресурсами;

Никаких иных причин для запроса сведений налоговый орган не имеет.

Важно! Выездная налоговая проверка может быть проведена только на территории налогоплательщика, отправившего налоговые материалы. В качестве основания её проведения выступает решение руководителя налоговой службы. Максимальный срок проведения такой проверки не может превышать двух месяцев.

При наличии объективных причин этот срок может быть увеличен до 4 месяцев. В исключительных случаях, например, при проведении дополнительных проверок, срок может быть увеличен до полугода.

Когда выездная налоговая проверка приостанавливается, закон не допускает истребовать какие-либо налоговые документы или вручать требования об их истребовании. Вручение такого документа, равно как и их запрос в этот промежуток времени, является недопустимым. ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Дополнительным полномочием обладает налоговый орган в отношении требования документа от контрагента проверяемого лица.

Итак, требование о предоставлении документов может быть заявлено в следующих случаях:

  1. в процессе проведения встречной налоговой проверки.
  2. в процессе проводимой выездной проверки налоговым органом;
  3. в процессе проведения камеральной проверки на основании переданных деклараций в налоговый орган;

Посмотрите видео. Требование о предоставлении документов при камеральной проверке:  Для предоставления сведений на основании требования ИФНС РФ закон отводит определенный период времени:

  1. в течение 5 рабочих дней представляется информация о конкретной сделке, которая заключалась с объектом проверки налоговым органом;
  2. в течение 10 рабочих дней представляются сведения объектом проверки после получения требования;
  3. в течение 5 дней представляются объяснения по поводу исправленной или уточненной декларации, в случае проведения камеральной налоговой проверки.

Важно!

Когда лицо по объективным причинам в течение указанного срока не может представить требуемую информацию, то оно может попросить о получении отсрочки.

Ответ на официальное письмо: образец

Также обоснованием может служить отсылка и к организационно-правовым документам, которые позволяют ознакомиться с определенной информацией.

И именно по причине наличия законного обоснования, письмо-ответ на запрос должно быть подготовлено и отправлено в обязательном порядке.

Ниже мы приведем пример ответа на письмо-запрос. Хоть приглашения на различные мероприятия и не требуют, чтобы адресат отправлял письмо-ответ, во многих случаях подобную необходимость диктует деловой этикет.

При этом ответное сообщение желательно оформить как можно раньше. Если такой возможности нет, предупредить о решении можно позвонив приглашающей стороне.

Срок исполнения ответа на письмо зависит от содержания исходного документа. Когда речь идет о распоряжении, просьбе или запросе, в исходном документе обычно устанавливают либо конкретную дату, либо период, в который нужно представлен ответ.

Письмо-приглашение обычно срочного ответа не требует, но правила делового этикета устанавливают, что сообщить о согласии или отказе адресат должен хотя бы за неделю до даты начала мероприятия, в котором его пригласили участвовать. Содержание ответа на официальное письмо зависит и от формы исходного послания. Если это распоряжение вышестоящей организации, можно ответить только положительно.

Ответ оформляют в форме доклада об исполнении с приложением, если это оговорено, подтверждающих документов. Когда требуется составить письмо ответ, образцы и примеры можно скачать в интернете. Но использовать их, просто переписав содержание, нельзя. Необходимо учитывать не только смысл, но и стиль исходного документа.
Правила деловой переписки требуют, чтобы ответ был составлен в том же стиле, что и запрос. Ответ на письмо, которое оформили в форме запроса или просьбы, может быть как положительным, так и отрицательным.

Оформление ответа на письмо стандартное, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Положением о делопроизводстве, утвержденным в организации. При этом во вступительной части необходимо дать ссылку на регистрационный исходящий номер исходного документа, присвоенный ему в организации-отправителе.

Это облегчит получателю вашего письма поиск исходника и позволит быстрее вспомнить суть направленного вам запроса или просьбы.

ответ, содержащее положительное решение по поводу конкретной просьбы или запроса, оформляют в том же стиле, что и сам запрос. По сути, оно должно быть написано с использованием тех же формулировок и в том же стиле.

В документе следует упомянуть о том, что просьбу рассмотрели и на основании чего приняли положительное решение.

Можно указать сроки, в течение которых запрос удовлетворен.

Можно прикрепить к письму определенные деловые бумаги, если это нужно. В письме следует указать перечень прикрепленных документов, их количество, название, число экземпляров. Положительное письмо-ответ на запрос: образец Если нет возможности удовлетворить просьбу или запрос, как можно корректнее сообщите об отказе.

При этом, как и в варианте с положительным ответом, отказ нужно писать в том же стиле, что и запрос.

Ответ на запрос о предоставлении информации

Например, при положительном решении дается не только полный ответ на заданный вопрос, но и максимально возможно вписывается вся информация по сути запрашиваемой информации. В результате, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью им удовлетворен без лишних дополнительных вопросов. Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.

Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.

При формировании отрицательного ответа на запрос, наоборот, уклон делается на мотивирующую его часть, так как запрашиваемая информация по тем или иным причинам не будет представлена. Если есть такая возможность, то в отрицательном решении дайте указание заявителю на адреса, куда ему следует обращаться за получением запрашиваемых данных.

Посмотрите видео. В каком виде представлять документы по требованию налоговой?  Форма ответа может быть:

  1. В рукописном варианте. Актуально, когда письмо с запросом на определенную информацию также написано от руки;
  2. В печатном варианте. Такая форма экономит время и делает письмо понятным (читателю не придется разбираться в тонкостях и особенностях вашего почерка)

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам.

Ответное письмо оформляется либо на белом, чистом листе формата А4, либо на фирменном бланке организации.

Последний вариант выглядит солиднее и оформляется быстрее (не тратится время на вбивание реквизитов фирмы). В конце письма-ответа на запрос должна быть подпись ответственного лица или директора.

Требование о необходимости наличия печати для таких писем, утратило силу еще в 2016 году. ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: В письме проставляется дата подписания и присваивается порядковый номер, по которому его можно идентифицировать в журнале исходящей корреспонденции в случае потери или спорной ситуации.

В подобных журналах содержится вся информация об исходящей корреспонденции.

Занесение писем в них – обязательное правило любой организации. Это нужно для того, чтобы в случае возникшего спора можно было быстро поднять всю информацию о переписке. Правила документооборота у всех компаний практически едины.

В большинстве случаев, ответ на запрос формируется в едином экземпляре, но бывают случаи, когда организация подстраховывается и оставляет себе копию отправленного ответа. Еще одно важное правило – отправка письма с уведомлением о получении.

После выдачи корреспонденции заявителю вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и на каких основаниях получил ваше письмо. Способы отправки письменного ответа на запрос могут быть любыми:

  1. электронная почта;
  2. вручение лично.
  3. почта;
  4. курьер;
  5. факс;

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Но если вы все же хотите подстраховать себя, то лучше отправлять по Почте РФ заказным письмом с уведомлением о вручении. По правилам деловой этики, все письма в рамках официальной переписки сторон требуют ответа.

Ответ на запрос, образец

При отрицательном ответе текст формулировки должен содержать:

  1. обоснование причины (со ссылкой на федеральные или локальные нормативные акты).
  2. как и при положительном ответе – реквизиты и краткую суть сделанного запроса;
  3. причину, на основании которой отклоняется просьба;

Существуют особенности заполнения и отправки официальных ответов на запросы в специфических ситуациях. Если организация взаимодействует с иностранными партнерами, возможно, что потребуется вести деловую переписку на английском языке.

В этом случае потребуются стандартные фразы-клише: Фраза-клише на английском Перевод на русский Dear Mr. Walker Уважаемый мистер Уолкер In reply to your letter asking for information about… В ответ на Ваш запрос о предоставлении информации о… I feel delighted to inform you… С радостью сообщаю Вам… I regret to inform you… С сожалением сообщаю Вам… Please, inform me if I can be of any further assistance Пожалуйста, сообщите, если я смогу еще чем-то Вам помочь Запрос о предоставлении документов должен содержать:

  1. перечень испрашиваемой документации с указанием количества нужных экземпляров;
  2. сведения об оплате за предоставление копий (если оплата требуется);
  3. адрес заявителя, куда будет направлена документация;
  4. ссылку на нормативный акт, содержащий право (или обязанность) лица, которому направляется запрос, выдавать какие-либо документы.

Формулировка ответа стандартная – если заявитель имеет право получить бумаги, организация направит положительный ответ, в противном случае – отрицательный.

Банк обязан предоставлять определенную информацию по требованию государственных органов, судебных приставов, СК РФ, ФНС, судов и др. Ответы на запросы те же – положительные или отрицательные. При отрицательном ответе банк укажет ссылки на законы, регламентирующие отказ в предоставлении сведений о каком-либо клиенте (см.

ниже). Итак, если контрагент или не связанное деловыми отношениями лицо прислало компании запрос о предоставлении информации или документов, организация должна ответить в письменной форме.

Ответ может быть как положительным, так и отрицательным.

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы). Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

Ответ на требование о представлении документов

0 В отдельных случаях налоговая инспекция может запросить у организации или ИП, чтобы они предоставили ей определенные документы.

С этой целью ИФНС направляет требование.

Как составить ответ на требование налоговой о предоставлении документов, расскажем в нашей консультации. Как правило, документы инспекция запрашивает при проведении камеральной, встречной или выездной налоговой проверки.

Так, например, при проведении камеральной налоговой проверки инспекция может запросить документы для подтверждения достоверности сведений, отраженных в декларации, если в ходе такой камеральной проверки инспекция выявила несоответствия между отраженными данными и сведениями, имеющимися у налоговой инспекции (, ). Также, инспекция вправе запросить счета-фактуры, первичные и иные документы, если налогоплательщик в своей НДС-декларации заявил налог к возмещению из бюджета ().

При проведении встречной налоговой проверки инспекция может запросить у вас документы, которые касаются деятельности проверяемого налогоплательщика, являющегося, в свою очередь, вашим контрагентом (). Естественно, документы налоговая инспекция может запросить и при проведении выездной налоговой проверки, если такие документы относятся к проверяемым периодам (, ФНС от 25.07.2013 3 АС-4-2/13622).

И даже вне рамок налоговых проверок инспекция может запросить документы по конкретной сделке, если она вызвала подозрения у налоговиков (). Ответ на требование о предоставлении документов составляется в произвольном виде. По сути, это сопроводительное письмо к передаваемым документам.

Соответственно, если требование содержало исключительно запрос документов, в письме нужно подтвердить, что такие документы организация предоставляет и привести перечень передаваемых документов. Если в требовании есть и иные вопросы, в ответе необходимо будет дать пояснения по каждому пункту.

Ответ на требование ИФНС подписывает руководитель организации. Если документы затребованы в рамках проведения налоговой проверки самого налогоплательщика, то предоставить документы по требованию необходимо в течение 10 рабочих дней со дня получения требования ().

По требованию о представлении документов в рамках встречной налоговой проверки или при запросе документов по конкретной сделке, представить их нужно в пятидневный срок (). Истребованные инспекцией документы могут быть поданы в ИФНС проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом, переданы через ТКС (в т.ч.

через личный кабинет налогоплательщика) ().

Если организация не может предоставить документы в установленные сроки (например, при существенном их объеме), она может в течение дня, следующего за днем получения требования направить в инспекцию Уведомление о невозможности представления в установленные сроки документов (информации).

Форма такого уведомления утверждена . Пример заполнения уведомления мы приводили .

Приведем пример заполнения ответа на требование ИФНС о предоставлении документов. Копия документа заверяется так:

  • указывается «Копия верна»;
  • ставится дата заверения;
  • указываются должность, Ф.И.О. и подпись руководителя или иного лица, уполномоченного на заверение документов.

Проставление печати на копии документов не обязательно (, ). Если один документ является многостраничным, то заверить можно либо каждую страницу, либо сразу подшивку страниц.

В последнем случае на обороте прошивки (которая не должна превышать 150 листов) помимо указанных выше данных нужно указать

«Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов»

().

Сшивать в одну пачку разные документы и заверять прошивку таких документов лишь на обороте пачки нельзя (, ). Обращаем внимание, что непредставление налогоплательщиком запрошенных инспекцией документов при проведении в отношении него налоговой проверки грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (). А если документы не представлены в рамках требования по встречной проверке, штраф на организацию или ИП составит 10 000 рублей ().

Письма-ответ на запрос о предоставлении информации

Например, “Уважаемая Марина Сергеевна”.

  • “Тело” письма.

Далее нужно написать сам ответ на запрос – положительный или отрицательный (подробности написания формулировки см.

далее).

  • Перечень приложений.

Если в ответе на запрос требуется предоставить заявителю копии каких-либо документов, следует указать их перечень.

  • Подпись, расшифровка подписи директора организации, давшей ответ.

Положительная формулировка ответа должна содержать:

  1. непосредственно сам ответ.
  2. пару слов о запросе (основная суть);
  3. реквизиты самого запроса (дата и номер его регистрации);

К примеру, при запросе покупателем расценок на товары можно ответить следующим образом: “В ответ на Ваш запрос от 18 ноября 2017 года № 05-03/273 о предоставлении прайс-листа на новую коллекцию обуви “MaxStyle”, направляем в Ваш адрес актуальный прайс-лист (см.

приложение на 5 листах)”. При отрицательном ответе текст формулировки должен содержать:

  1. обоснование причины (со ссылкой на федеральные или локальные нормативные акты).
  2. как и при положительном ответе – реквизиты и краткую суть сделанного запроса;
  3. причину, на основании которой отклоняется просьба;

Ответ лучше направлять способом, указанным заявителем в запросе.

Если способ не указан, ответ можно отправить по факсу или электронной почте. В случае, если в письме-ответе содержится крайне ценная информация или оригиналы каких-либо документов, предпочтительнее воспользоваться услугами Почты России, отправив заказное письмо с описью вложения.

На письмо-ответ организация или гражданин, сделавший запрос, могут не отвечать, так как в письме-ответе не содержится каких-либо требований, просьб или запросов. Хотя ничто не мешает заявителю отблагодарить организацию, давшую ответ, письменно или по телефону за предоставленную информацию. Существуют особенности заполнения и отправки официальных ответов на запросы в специфических ситуациях.

Если организация взаимодействует с иностранными партнерами, возможно, что потребуется вести деловую переписку на английском языке. В этом случае потребуются стандартные фразы-клише: Фраза-клише на английском Перевод на русский Dear Mr. Walker Уважаемый мистер Уолкер In reply to your letter asking for information about… В ответ на Ваш запрос о предоставлении информации о… I feel delighted to inform you… С радостью сообщаю Вам… I regret to inform you… С сожалением сообщаю Вам… Please, inform me if I can be of any further assistance Пожалуйста, сообщите, если я смогу еще чем-то Вам помочь Запрос о предоставлении документов должен содержать:

  1. адрес заявителя, куда будет направлена документация;
  2. ссылку на нормативный акт, содержащий право (или обязанность) лица, которому направляется запрос, выдавать какие-либо документы.
  3. сведения об оплате за предоставление копий (если оплата требуется);
  4. перечень испрашиваемой документации с указанием количества нужных экземпляров;

Образец ответа на запрос о предоставлении информации

Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.Как и письмо-просьба, письмо-запрос требует ответа.Письмо-запрос составляется для получения какой-либо официального характера информации или документов.

Очень похожая тема – письмо-просьба. Так что посмотрите статью с образцами письма-просьбы.

там тоже могут оказаться полезные для вас примеры. Ну, и конечно образец письма-запроса вы найдете в этой статье.Как всякое деловое письмо запрос оформляется на официальном бланке. Чтобы правильно написать письмо-запрос, вы также должны знать основные правила оформления реквизитов документов (такие как адресат, подпись, заголовок к тексту и т.д.).
На письмо-запрос требуется направлять письмо-ответ .Обычно текст письма-запроса начинают с разъяснения причин, мотивов вашего обращения. Примеры – «В соответствии с заключенным договором…», «В целях реализации ранее достигнутых договоренностей…», «На основании телефонного разговора…», «Для урегулирования спорных вопросов…» и т.д.Вы также можете ссылаться на необходимые законодательные и иные нормативно-правовые акты.

Тогда ссылка должна оформляться по образцу:«В соответствии с п.

Х ст. ХХ Федерального закона от 00.00.2012 № 208-ФЗ «… полное название документа».Указание на конкретный пункт или статью можно пропустить, но дальше всегда соблюдается последовательность – вид документа (постановление, приказ и т.д.) + автор этого документа + дата + его номер + его название.Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений.

И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой.В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы – «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.Письмо-запрос – образец оформления в формате doc.

Еще пример письма-запроса Просим Вас проинформировать о возможности поставки стеллажей комбинированных (код по каталогу СКП-325-0942) в количестве 50 штук в срок до 10 ноября 2014 г.

а также сообщить об условиях платежа и доставки.Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему.

В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к.

сообщаем. В ответ на Ваш запрос о. направляем.изложение информации по запросу.Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением)аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может

Недостающие документы

Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты. Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.

При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания. Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:

    разъяснение мотива письменного обращения; ссылка на нормативную базу (если есть необходимость); суть обращения; конкретная просьба (что требуется от получателя запроса); стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать); регистрация в качестве исходящей документации.

ФАЙЛЫ ООО «Преодоление»Россия, г. Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46Тел.

(423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91Генеральному директоруООО «Настурция»А.Р. Леонтовичу 25.10.2016 года, исх.

№ 78 Об ассортименте и ценах на расходные материалы Уважаемая Анна Ростиславовна!

Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) . Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте. Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию.

Надеемся на плодотворное сотрудничество. С уважением,генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В.

Холодов Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

    «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя); дата, исходящий номер; название запроса, отражающее характер просьбы; личное обращение (кроме запросов в госорганы); суть просьбы; вежливая фраза про сотрудничество и благодарность; завершение документа (подпись, печать).

ФАЙЛЫ ООО «Персефона»г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19Тел.

Письмо о предоставлении информации

Информация о файле Информация о файле Унифицированный образец письма-запроса о предоставлении информации не утвержден, поскольку каждая конкретная ситуация уникальна. Его общий вид должен соответствовать тому, в котором обычно оформляется деловая переписка.

Естественно, раз это официальный запрос, такое письмо должно содержать все необходимые для этого типа документов реквизиты, полный перечень которых приведен в .

Узнайте все нюансы стандарта ГОСТ-2016 Информация о файле Структура письма о предоставлении информации состоит из нескольких смысловых блоков:

  • Выражение благодарности за предоставление информации и надежды на дальнейшее плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество;
  • Обращение, оно необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентам;
  • Вводная часть, содержащая пояснение, по какой причине компании требуется предоставить запрашиваемые сведения;
  • Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить;
  • Подпись ответственного лица — руководителя компании, с расшифровкой.
  • Заголовок письма, в кратком виде отражающий суть вопроса: «О предоставлении информации по договору.», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления аналитической информации»;

В некоторых случаях, например при обращении в государственные органы, из образца о предоставлении информации можно исключить пункты 2 и 5 — обращение и выражение благодарности. Образец письма-запроса в поликлинику о подлинности листка нетрудоспособности Оформление такого письма, как и оформление всех документов, составляющих деловую переписку компании, производится по однотипному образцу, установленному ГОСТ Р 7.0.97-2016.

. Согласно этому регламенту, письмо о предоставлении информации должно содержать следующие основные реквизиты:

  1. полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах;
  2. идентификатор электронного варианта документа, место его хранения.
  3. подпись руководителя предприятия и ее расшифровка;
  4. дата и место составления письма-запроса;
  5. коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
  6. краткий заголовок письма-запроса;
  7. справочная информация о предприятии: ее почтовый и электронный адрес, банковские реквизиты, номера контактных телефонов;
  8. информация о исполнителе документа с указанием его контактного телефона;
  9. отметка о том, что письмо исполнено, ответ на него получен и оно может быть подшито в дело;
  10. исходящий регистрационный номер, присваиваемый в соответствии с действующей в компании номенклатурой дел;
  11. текстовое содержание;
  12. информация об адресате: наименование предприятия, должность, фамилия и инициалы руководителя, почтовый адрес с указанием почтового индекса;

Как правило, для составления писем-запросов используются официальные бланки предприятий.

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

24438 Составление ответа на (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики.

Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

ФАЙЛЫ Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.
Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос.

Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек. Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным. В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме.

Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.
Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Ответ можно писать

  • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
  • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности.

Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу. Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату. Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Ответ можно отправлять разными способами.

Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение. Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.