Можно ли хранить копии паспортов в отделе кадров

Можно ли хранить копии паспортов в отделе кадров

Оглавление:

О хранении копии паспорта в отделах кадров


/ / 20.04.2018 190 Views Вместе с тем в Законе N 402-ФЗ указано, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. Так, например, расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49) и платежная ведомость (форма N Т-53) введены действующем Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 N 373-П, следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ. Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие «обработка персональных данных» (ст.

3 Закона N 152-ФЗ). Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.В соответствии с ч.

1 ст. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Меня очень много ругали и часто завидовали.

Это не страшно, если ругают, значит жива.

А завистников нет только у ничтожеств. Лучше иметь первых, чем быть вторым. Внимание Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #5[500678] 11 октября 2017, 9:34 Евгения писал(а): Мы тоже хранили приказы в папках по годам, но сказали складывать к личным делам Просто уже непонятно на что ориентироваться, что правильно, а что нет… Что инспекторы от себя выдумывают, а что законно… Как быть тем кто в формулировках закона не может сам разобраться?

Они же не пишут надо то и то… Они же придумывают сложносочиненные предложения с разными дополнениями Читаешь и ощущаешь себя дурой Любое требование , указанное в акте проверки, должно быть обоснованно, иметь ссылку на НПА. В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 N 1 (далее -Постановление) были утверждены унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

В Постановлении указано, что унифицированные формы первичной учетной документации, должны применяться организациями независимо от формы собственности. С 01.01.2013 с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Ответ на вопрос: Все необходимые сведения о работниках должны быть указаны в Т-2, трудовых договорах с ними. В организации персональные данные сотрудников содержатся в их личных карточках.

Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц, то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие.

При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных. Кроме того, известите его о характере подлежащих получению персональных данных и о последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение. Такой порядок предусмотрен в пункте 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

Организация не вправе собирать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности сотрудника. Получив персональные данные, работодатель обязуется их не распространять и не раскрывать третьим лицам без согласия на то сотрудника (ст. 7 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Статья о поможет вам не допускать ошибок в работе. В рассматриваемой ситуации все данные о сотрудниках у Вас есть в трудовых договорах, личной карточке.

Этого вполне достаточно. По поводу копии паспорта – ее лучше не хранить в отделе кадров.

Наша позиция подтверждается судебной практикой по данному вопросу. Так, Арбитражный суд Ростовской области в ноябре 2013 года рассмотрел в котором Управление Роскомнадзора по Ростовской области предъявило претензии филиалу ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», в кадровых делах которого оно обнаружило копии паспортов и военных билетов, а также фотографии.

Суть спора В апреле 2013 года Управлением Роскомнадзора по Ростовской области была проведена плановая выездная проверка филиала общества ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» в г. Ростове-на-Дону. При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

Скачайте материалы по теме: Скачать в .doc Скачать в .doc Скачать в .doc В личных делах работников общества хранились документы, содержащие персональные данные, превышающие объем персональных данных работников, установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета. Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения. Не согласившись с предписанием, общество, обратилось в Арбитражный суд Ростовской области.

Позиция Арбитражного суда Ростовской области Суд отметил, что в действующем законодательстве РФ объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс РФ. В установленном законодательством порядке воинского учета четко установлен объем и содержание обрабатываемых персональных данных,

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов.

За это компанию оштрафуют

В статье читайте:

  1. Сколько хранить копии паспортов и свидетельств в отделе кадров;
  2. Нужно ли согласие сотрудника, чтобы снять копии с его документов;
  3. Как оформить уничтожение копий документов, содержащих персональные данные.

Прием на работу – Общий порядок приема на работу Роскомнадзор решит, что работодатель собирает лишние персональные данные, если кадровая служба хранит копии паспортов сотрудников, свидетельств о браке, рождении детей и т. д. Теперь штраф за одно такое нарушение достигает 50 000 рублей1.

В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов.

Получайте копии документов, только чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих (схема ниже). Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию. Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие.

Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения.

Кроме того, копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. № 15АП-16132/13, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г.

по делу № А53-10287/2013 и др.). Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т.

п. (ч. 2–5 ст. 5 Закона от 27 июля 2006 г.

№ 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ). В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения. Комментарий в тему Иван ШКЛОВЕЦ, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости (Москва) Если инспектор ГИТ обнаружит копии паспортов в личных делах, то сообщит об этом в Роскомнадзор Трудовой кодекс хранение копий в личных делах не предусматривает.

Если они понадобились вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных.

Такие случаи возникают нечасто и в них всегда заинтересован работник. За хранение копий в личных делах на постоянной основе компанию могут привлечь к административной ответственности.

Нарушает ли работодатель законодательство о персональных данных, проверяет Роскомнадзор.

Если случаи хранения копий выявит инспектор ГИТ, то передаст такую информацию в это ведомство.

Копии получают в силу закона.

По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник.

Когда можно хранить копии паспортов сотрудников в отделе кадров.

Ответ на вопрос: Хранить копии личных документов работников в любом случае рискованно. Об этом свидетельствует актуальная судебная практика.

Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов.

В согласии укажите цель хранения указанный копий:

«В целях предоставления налогового вычета на детей, а так же последующего предоставления указанных документов при проверках ФНС даю согласие на хранение и передачу в ФНС: копий свидетельство о рождении несовершеннолетних детей, справки с места учебы детей, копий свидетельства о браке и справки с места работы супруга об отказе от получения налогового вычета»

или «В целях назначения и выплаты мне пособия по узду за ребенком, а также для передачи ФСС при проверках правильности назначения пособия даю согласие на хранение следующих документов….» Таким образом, хранение документов нужно нормативно обосновать, отразить в согласии цель,до достижения которой вы храните документ.

Обосновать необходимость хранения паспорта гражданина РФ нормативно нельзя.

Паспорт предъявляется при приеме, его данные вносятся в карточку Т-2. Оснований для снятия с него копии у работодателя нет. (исключение: хранение копий паспортов гос.служащих — Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (ред. от 01.07.2014) «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»).
ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено. Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора.

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника.

Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат. Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить.

Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.

Размеры штрафов зависят от вида совершенного правонарушения. Так, должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 3000 до 20 000 руб., ИП – на сумму от 5000 до 20 000 руб., организацию – на сумму от 15 000 до 75 000 руб.

Подробнее о том, каковы штрафы за нарушения в работе с персональными данными, см. в таблице. Гражданин, должностное лицо или организация обрабатывают персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Для граждан – штраф от 1000 до 3000 руб. Для должностных лиц – штраф от 5000 до 10 000 руб.

Для организаций – штраф от 30 000 до 50 000 руб. ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ Гражданин, должностное лицо или организация обрабатывают персональные данные без письменного согласия лица, когда такое согласие требует закон Для граждан – штраф от 3000 до 5000 руб.

Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно

12 Сентября 2020 в 17:11 В связи с ужесточением законодательства о персональных данных многих кадровых специалистов интересует вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника.

Ответ на этот вопрос дал Роструд: компаниям придется обезличивать персональные данные. Тем, кто нарушит закон, грозят штрафами до 30 000 рублей.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter На едином портале размещения проектов нормативных актов появилось 2 законопроекта, которые коснутся всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей. Судя по тексту первого , при сборе персональных данных операторы будут обязаны осуществлять обезличивание этих данных. Согласно ст. 3 , обезличивание персданных — это комплекс действий, который позволяет частично скрыть принадлежность сведений конкретному субъекту: без дополнительной информации узнать, кому принадлежат данные, невозможно.

Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям.

Обезличивать информацию предстоит в соответствии с Приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 № 996, в котором рекомендуют пользоваться следующими методами:

  1. замена части сведений;
  2. изменение состава или семантики данных;
  3. перемешивание (перестановка) отдельных записей или групп записей, что не позволит найти связь между информацией и конкретными субъектами.

За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести отдельное наказание. Это предусмотрено другим обсуждаемым чиновниками . Если его одобрят, в укажут, что за такое нарушение граждан могут оштрафовать на сумму до 1500 рублей, а должностных лиц — до 6000 рублей.

Индивидуальным предпринимателям грозят штрафом до 10 000 рублей, а организациям — до 30 000. Как объясняют в Минкомсвязи, где разработали оба документа, закон о персональных данных предполагает, что после достижения целей сбора и обработки личной информации все данные должны быть уничтожены либо обезличены.

Поэтому у компаний зачастую накапливается массив информации, от которой необходимо как-то избавляться. Если для государственных и муниципальных органов предусмотрены конкретные требования и методы обезличивания данных, то для остальных операторов они не обязательны, поэтому компании могут пользоваться собственными способами. Для урегулирования этой ситуации, а также в целях повышения уровня защиты личной информации граждан и предложено распространить утвержденные правила на всех операторов.

А контролировать выполнение законодательства будет Роскомнадзор.

Можно ли хранить в отделе кадров копии паспортов и дипломов?

Специалисты Федеральной службы по труду и занятости , что для частных компаний порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен.

27 ноября 2017 в 11:51 Можно ли хранить в отделе кадров копии паспортов и дипломов.

За это компанию не оштрафуют? Сохранить изменения Отменить Рейтинг: 1430 27 ноября 2017 в 13:56 Здравствуйте, Татьяна! Во-первых, указанные Вами виды документов, такие как паспорт, диплом об образовании, согласно статье 65 ТК РФ значатся в перечне документов, обязательных к предъявлению работником при заключении трудового договора, а следовательно, копии этих документов не относятся к документам, которые согласно названной статьи запрещается требовать у работника при приеме на работу помимо перечисленных в статье.Во-вторых, в Трудовом кодексе не содержатся нормы, носящие явный запрет на изготовление и хранение у работодателя (в отделе кадров, в личном деле) заверенных копий документов, предьявляемых работником при приеме на работу и содержащих его персональные данные.В-третьих, обработка (в том числе хранение) конкретных персональных данных работников в организации разрешается с письменного согласия работников в их интересах для определенных целей при соблюдении всех необходимых мероприятий по защите персональных данных работников во исполнение требований главы 14 ТК РФ, Федерального законодательства в области защиты персональных данных, утвержденных в организации Положения о защите персональных данных (работников) и инструкции по делопроизводству (в том числе кадровому).

Таким образом, я считаю, что, если в организации разработана, утверждена и в полной мере действует в соответствии с федеральными законами и иными нормативными актами система защиты персональных данных работников и от каждого их них имеется письменно оформленное установленным порядком согласие на обработку (в том числе хранение) его персональных данных, то факт правильного хранения копий таких документов работника, как паспорт, дипломы об образовании и других документов, перечисленных в статье 65 ТК РФ, не может быть расценен как нарушение, а следовательно и и не может быть наложен штраф.

Наличие копий документов с персональными данными в личном деле работника отдельные проверяющие могут посчитать разве что как за “лишнюю, избыточную информацию”, но это будет субъективное мнение проверяющего, так как объективно (по закону):- при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами (ст. 86 ТК РФ);- порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Ответ был изменён автором 27 ноября 2017 в 13:58.

Добавьте ссылку на статью кодекса Выберите кодекс Трудовой кодекс Добавьте ссылку на официальный документ Сохранить изменения Отменить Лучший ответ!

отметить ответ как лучший 0 27 Ноября 2017 27 Ноября 2017 27 Ноября 2017 27 Ноября 2017 в Кадровом Совете для публикации ответа.

Штраф до 50 тыс. рублей за хранение документов в личном деле: подробности

→ → Актуально на: 14 марта 2020 г. При приеме на работу и в дальнейшем работодатель, как правило, делает копии личных документов работника (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.) и сохраняет их в личном деле.

Можно сказать, что изготовление и хранение копий документов работников – обычная практика для любого работодателя.

Однако Роструд пояснил, что при этом необходимо учитывать требования законодательства (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г.). Роструд отмечает, что порядок ведения личного дела работника нормами действующего законодательства не установлен.
Однако, если работодатель собирается хранить копии документов работника в его личном деле, то делать это можно лишь при получении согласия от работника на хранение и обработку персональных данных.

К слову, персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (). Роструд напоминает, что обработка персональных данных работника может производиться исключительно в следующих целях ():

  • обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
  • содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе;
  • обеспечение личной безопасности работников;
  • контроль количества и качества выполняемой работы;
  • обеспечение сохранности имущества.

Форму согласия на обработку персональных данных сотрудника мы приводили в нашей .

В противовес позиции Роструда Роскомнадзор полагает, что даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение, к примеру, копий паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета, не является законным. И суды иногда поддерживают такую точку зрения (, ). Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, грозит штрафом ():

  • на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 рублей;
  • на организации – от 30 000 до 50 000 рублей.

С учетом противоречивости позиций можно отметить, что во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуется хранить копии документов работника в его личном деле.

Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Можно ли хранить в личных делах копии паспортов, дипломов и т.п. ?

Ответ на вопрос: Хранить копии личных документов работников в любом случае рискованно. Об этом свидетельствует актуальная судебная практика.

Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов. В согласии укажите цель хранения указанный копий:

«В целях предоставления налогового вычета на детей, а так же последующего предоставления указанных документов при проверках ФНС даю согласие на хранение и передачу в ФНС: копий свидетельство о рождении несовершеннолетних детей, справки с места учебы детей, копий свидетельства о браке и справки с места работы супруга об отказе от получения налогового вычета»

или «В целях назначения и выплаты мне пособия по узду за ребенком, а также для передачи ФСС при проверках правильности назначения пособия даю согласие на хранение следующих документов….» ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено. Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора.

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника.

Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт.

А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат. Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.

Размеры штрафов зависят от вида совершенного правонарушения. Так, должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 3000 до 20 000 руб., ИП – на сумму от 5000 до 20 000 руб., организацию – на сумму от 15 000 до 75 000 руб. Подробнее о том, каковы штрафы за нарушения в работе с персональными данными, см.

в . Гражданин, должностное лицо или организация обрабатывают персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Для граждан – штраф от 1000 до 3000 руб.

Для должностных лиц – штраф от 5000 до 10 000 руб. Для организаций – штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Гражданин, должностное лицо или организация обрабатывают персональные данные без письменного согласия лица, когда такое согласие требует закон Для граждан – штраф от 3000 до 5000 руб.

Для должностных лиц – штраф от 10 000 до 20 000 руб.

Для организаций – штраф от 15 000 до 75 000 руб. Гражданин, должностное лицо, предприниматель или организация не опубликовали или не предоставили неограниченный доступ к документу с политикой по обработке персональных данных или сведениями по их защите Для граждан – штраф от 700 до 1500 руб. Для должностных лиц – штраф от 3000 до 6000 руб.

Для предпринимателей – штраф от 5000 до 10 000 руб. Для организаций – штраф от 15 000 до 30 000 руб. Гражданин, должностное лицо, предприниматель

можно ли хранить копии личных документов работника (например, копия паспорта) в отделе кадров в соответствии с законом о защите.

Ответ на вопрос: Хранить копии личных документов работников в любом случае рискованно.

Об этом свидетельствует актуальная судебная практика, анализ которой позволяет сделать вывод, что Роскомнадзор может привлечь к ответственности как коммерческие, так и бюджетные организации вне зависимости от сферы их деятельности.

Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов. В согласии укажите цель хранения указанный копий:

«В целях предоставления налогового вычета на детей, а также последующего предоставления указанных документов при проверках ФНС даю согласие на хранение и передачу в ФНС: копий свидетельств о рождении несовершеннолетних детей, справок с места учебы детей, копий свидетельства о браке и справки с места работы супруга об отказе от получения налогового вычета»

или «В целях назначения и выплаты мне пособия по уходу за ребенком, а также для передачи ФСС при проверках правильности назначения пособия даю согласие на хранение следующих документов….» ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено.

Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора.

Необходимость хранения паспорта и военного билета Вы нормативно не сможете. Обосновать необходимость хранения паспорта гражданина РФ нормативно нельзя.

Паспорт предъявляется при приеме, его данные вносятся в карточку Т-2.

Оснований для снятия с него копии у работодателя нет. (исключение: хранение копий паспортов гос.служащих — Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (ред. от 01.07.2014)

«Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»

).

Аналогично и с военным билетом. В связи с чем эти личные документы не копируйте и не храните Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт.

А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат. Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить.

Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области. Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных) относится к его персональным данным (ч.

1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г.

№ 152-ФЗ). При этом операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом (ст.

7 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Таким образом, принцип

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Работодатель должен помнить, что он:

  1. если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.
  2. обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
  3. не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел.

Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных. За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 и выписать предупреждение или административный штраф:

  1. на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
  2. на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
  3. на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

В ст.

65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий. Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2.

В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных. А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к.

копии содержат персональные данные работника. Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных.

А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп.

5 ч. 1 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»). Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает.

Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

  1. обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая

50 тысяч рублей штрафа за копию паспорта в личном деле.

Какие еще документы опасно хранить кадровикам?

Дидух Юлия Автор PPT.RU 15 января 2020 Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует.

Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права.

Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

  1. обязательно трудовую книжку.
  2. приказы о приеме на работу и других событиях;
  3. трудовой договор;
  4. анкету сотрудника;

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет. Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой?

Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет».

Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам. В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина. Ведь по нормам : При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться , настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд.

Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д) можно, но вот хранить их копии — нет.

При этом суды такую позицию поддерживают (Постановление Кировского судебного района города Астрахани от 24.05.2012 по делу № 5–244/2012, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 и др.). За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 . Его размер может достигать 50 тысяч рублей.

Полный перечень возможных наказаний выглядит так:

  1. наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тысячи до 3 тысяч рублей;
  2. предупреждение;

Какие документы опасно хранить кадровикам в личном деле сотрудника

Автор публикации Подписаться Рейтинг публикации:

(5,00) ( 3) 3 801 просмотров 19 февраля 2020 в 09:33 Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей. Что случилось? Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы.

Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует.

Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных.

В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права. Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить. Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован.

Обычно компании хранят те документы, которые создают сами: трудовой договор; приказы о приеме на работу и других событиях; анкету сотрудника; обязательно трудовую книжку.

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет.

Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет». Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к тудовой деятельности гражданина.

Ведь по нормам статьи 86 ТК РФ: При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами. А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд. Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д) можно, но вот хранить их копии — нет. При этом суды такую позицию поддерживают (Постановление Кировского судебного района города Астрахани от 24.05.2012 по делу № 5–244/2012, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А 53-13327/2013 и др.). Источник: Петербургский правовой портал Автор: Дидух Юлия, журналист ППТ.

Проголосовало: 28 Проголосуйте, чтобы увидеть результаты

  1. нет
  2. да

Как хранить копии документов работников?

Ответ на вопрос: Хранить копии личных документов работников в любом случае рискованно.

Об этом свидетельствует актуальная судебная практика. Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов.

В согласии укажите цель хранения указанный копий:

«В целях предоставления налогового вычета на детей, а так же последующего предоставления указанных документов при проверках ФНС даю согласие на хранение и передачу в ФНС: копий свидетельство о рождении несовершеннолетних детей, справки с места учебы детей, копий свидетельства о браке и справки с места работы супруга об отказе от получения налогового вычета»

или «В целях назначения и выплаты мне пособия по уходу за ребенком, а также для передачи ФСС при проверках правильности назначения пособия даю согласие на хранение следующих документов….» ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено. Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора.

Обосновать необходимость хранения копии паспорта, военного билета, СНИЛС практически невозможно, достаточно отразить паспортные данные в трудовом договоре, также можно указать и номер СНИЛС.

При приеме на работу работник отдела кадров должен сверить эти данные с оригиналом паспорта.

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат.

Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области. Размеры штрафов зависят от вида совершенного правонарушения.

Так, должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 3000 до 20 000 руб., ИП – на сумму от 5000 до 20 000 руб., организацию – на сумму от 15 000 до 75 000 руб. Подробнее о том, каковы штрафы за нарушения в работе с персональными данными, см.

в . Гражданин, должностное лицо или организация обрабатывают персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Для граждан – штраф от 1000 до 3000 руб.

Для должностных лиц – штраф от 5000 до 10 000 руб.

Для организаций – штраф от 30 000 до 50 000 руб. Гражданин, должностное лицо или организация обрабатывают персональные данные без письменного согласия лица, когда такое согласие требует закон Для граждан – штраф от 3000 до 5000 руб. Для должностных лиц – штраф от 10 000 до 20 000 руб.