Оформление таблиц в делопроизводстве

Оформление таблиц в делопроизводстве

Оформление таблиц в делопроизводстве


Текст будет выглядеть очень неряшливо. И, наконец, вернемся еще раз к нумерации в таблице. Мы уже упоминали об этой задачке (см. раздел 7.4.2), но тогда мы говорили только о решении возможных проблем.

А теперь мы попробуем на примере сделать в таблице нумерацию, близкую к оптимальной. Предположим, что в таблице у нас есть столбец размером 1.5 см, предназначенный для нумерации строк. Мы хотим добавить в него автоматическую нумерацию.

Что мы делаем: 1. Выделяем ячейки первого столбца (за исключением, разумеется, заголовка).

2. Выбираем пункт меню «Формат» → «Список».

3. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  1. номера страниц;
  2. максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  3. выравнивание текста;
  4. правила выделения полужирным текстом;
  5. оформление титульного листа.
  6. предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  7. величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  8. абзацный отступ;

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Тематические заголовки даны в двух вариантах: центрованным и флаговым способами.Высота над землей, км Скорость, км/ч первая космическая вторая космическая 10000 4,93 6,98 20000 3,89 5,50 50000 2,66 3,76 100000 1,94 2,74 930000* 0,65 0,93 _____________ * Эта высота определяет границу околоземного космического пространства.

Примечания: 1. Значения космических скоростей даны при отсутствии атмосферы. 2. Третья космическая скорость составляет 16,67 км/с. Процесс Давление Карбюраторный д.в.с.

Внимание Конец процесса впуска 0,07-0,09 (0,7-0,9) То же, сжатия 0,5-0,9 (5-9) » сгорания 3,0-3,5 (30-35) » расширения 0,5-0,6 (5-6) Примечание: Значения температуры газов в цилиндре двигателя внутреннего сгорания см.

в табл. 00. Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Выполняется она по примеру: (табл.

1.4). Слова типа «смотри», сокращенно в скобках «см.» при этом не пишутся.

Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосредственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к документу. Выводами называют такую форму подачи цифрового материала, когда в связи с его небольшим объемом нецелесообразно оформлять таблицу.

В выводе, в отличие от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения (по ГОСТ 1.5-85).

В таблицах и анкетах, предназначенных для обработки средствами вычислительной техники, объекты, признаки и их показатели при необходимости кодируются с ОКТЭИ. При большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф.

Оформление таблиц в делопроизводстве

Например: Длина L, м, не более.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы…», «Окончание таблицы…».

При этом нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, не приводят. Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки их порядковые номера ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимых в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателей.

Важно Можно использовать сокращения, принятые в данном документе.

При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разномуили писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно не допускается.

Не допускаются также следующие сокращения: ед. изм. — единица измерения, напр. — например, п/упр. — под управлением, т. г. —текущегогода, с. г. — сего года, т. н. — так называемый, т. о. — таким образом. Вдокументах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровыеисловесно-цифровыесочетания.

При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624;12 841. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155,ИЛ-18). Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4.

В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1, 094 03; 5, 350 021.

Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Инфо ОКПО и ОКУД, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст через один межстрочный интервал. В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам (с Изменением N 1)

Система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов_______________ * На территории Российской Федерации отменен без замены. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе.

Структура и правила оформления Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы величин Репрография. Микрография.

Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы Система проектной документации для строительства.

Основные требования к рабочей документации________________* На территории Российской Федерации действует . Пленки полимерные. Метод испытания на растяжение(Измененная редакция, Изм. N 1). 3.1 Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).Текстовые документы выполняют в бумажной форме и (или) в форме электронного документа (ДЭ).Допускается в текстовых документах, содержащих текст, разбитый на графы, использовать сокращения слов по .(Измененная редакция, Изм.

N 1).3.2 Текстовые документы выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и Системы проектной документации для строительства (СПДС).Требования, специфические для некоторых видов текстовых документов (например, эксплуатационных документов), приведены в соответствующих стандартах.3.3 Подлинники текстовых документов выполняют одним из следующих способов:- машинописным, при этом следует выполнять требования . Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 2,5 мм, лента только черного цвета (полужирная);- рукописным — чертежным шрифтом по с высотой букв и цифр не менее 2,5 мм.

Цифры и буквы необходимо писать четко черной тушью;- с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ ();- на электронных носителях данных.3.4 Копии текстовых документов выполняют одним из следующих способов:- типографским — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;- ксерокопированием — при этом рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;- светокопированием;- микрофильмированием;- на электронных носителях данных.3.3, 3.4 (Измененная редакция, Изм. N 1).3.5 Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки (рукописным способом), а также выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью.3.6 Расстояние от рамки формы до границ текста в начале и в конце строк — не менее 3 мм.Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм.Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15-17 мм).Пример выполнения текстового документа приведен в приложении А.3.7 Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе

Документооборот. Требования к оформлению документации

В нем определены понятия, используемые в статье:

  • Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
  • Реквизит документа — элемент оформления документа.
  • Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа.

Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с . Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  1. номера страниц;
  2. предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  3. абзацный отступ;
  4. правила выделения полужирным текстом;
  5. величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  6. максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  7. выравнивание текста;
  8. оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований.

Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

  1. наименование должности лица — автора документа.
  2. наименование структурного подразделения — автора документа;
  3. гриф ограничения доступа;
  4. отметка об электронной подписи;

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП. Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя. В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках. С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации. Автор: Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу.

Оформление таблиц в делопроизводстве

Например: РФ — Российская Федерация, ПК — персональный компьютер, НИИ — научноисследовательский институт, АО — акционерное общество, ЕЭС — Европейское экономическое сообщество, и др.

Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее — и т. д., и тому подобное — и т. п., и другие — и др. Инфо Можно использовать сокращения, принятые в данном документе.

При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания.

Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно не допускается.

Не допускаются также следующие сокращения: ед. изм. — единица измерения, напр.

— например, п/упр. — под управлением, т. г. —текущего года, с. г. — сего года, т.

н. — так называемый, т. о. Буквенное обозначение.

— 3. Обозначение единицы. — 4. Указание об ограничении (от, до, не более и т. д.). Между словесным определением и буквенным обозначением запятая не ставится, между остальными элементами заголовка запятые необходимы. Точка в конце заголовка не ставится. Например: Длина L, м, не более. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы…», «Окончание таблицы…». При этом нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, не приводят.

Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку».

Но если головка таблицы многоярусная и заголовки нижележащих ярусов подчинены верхним, то (Пример 8):

  1. а формулировка нижележащих ярусов в «шапке» таблицы может согласовываться с вышестоящими.
  2. со 2-го яруса и ниже допустима строчная буква в начале заголовка графы,

Для визуального выделения «шапки» таблицы можно применить заливку (см. два варианта в Примерах 2 и 12), жирный шрифт для этого редко используют.

Красиво выглядит центрирование по высоте и ширине. Теперь приступим к правилам заполнения прографки — так называемого «содержимого» таблицы.

Так же, как и в других ячейках таблицы, точки в конце здесь не ставятся.

А вот внутри текста ячейки знаки препинания расставляются согласно современным правилам пунктуации.

Текст ячейки можно начать с маленькой буквы, если он представляет собой обрывочную фразу. Если это полноценное предложение или несколько предложений, то начинать стоит с заглавной буквы.

Если же какие-то ячейки заполняются короткими фразами, а какие-то — предложениями, то лучше все ячейки прографки начинать с заглавной буквы. Некоторую сложность представляют собой правила расположения чисел.

Таблицы

Не отпуская кнопку мыши, переместите указатель влево, вправо, вверх или вниз, а затем отпустите кнопку мыши. Поделитесь на страничке Из книги Microsoft Office автора Леонтьев Виталий Петрович Инструменты работы с таблицами в Word-2003 значительно усовершенствованы по сравнению с предыдущими версиями этой программы. Теперь создать таблицу в тексте Word можно буквально двумя движениями мышки.Самый простой способ – нарисовать таблицу.

Войдите в меню Таблица Из книги Iptables Tutorial 1.1.19 автора Andreasson Oskar 6.2.

Опция -t указывает на используемую таблицу. По умолчанию используется таблица filter. С ключом -t применяются следующие опции.Таблица 6-1.

(Таблица – Описание)Таблица: natОписание: Таблица nat используется главным образом для преобразования сетевых адресов Из книги Информационная технология ПРОЦЕСС СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПРОГРАММНОГО СРЕДСТВА автора Автор неизвестен Из книги Единая система программной документации.

ТРЕБОВАНИЯ К ПРОГРАММНЫМ ДОКУМЕНТАМ, ВЫПОЛНЕННЫМ ПЕЧАТНЫМ СПОСОБОМ автора Госстандарт СССР 2.6. 2.6.1. Цифровой материал для достижения лучшей наглядности и сравнимости показателей, как правило, следует оформлять в виде таблицы.2.6.2.

Оформление таблиц должно производиться в соответствии с требованиями ГОСТ 1.5-85.Таблица может иметь заголовок, который следует Из книги Работа в Интернете автора Макарский Дмитрий Если для обычного документа таблица – это элемент оформления, без которого при желании можно обойтись (во всяком случае таблицы, как правило, не являются основой обычных документов), то для веб-страницы значение таблиц сложно переоценить. Правда, в последнее Из книги Эффективное делопроизводство автора Пташинский Владимир Сергеевич Трудно представить себе деловой документ без таблиц. Именно в таблицах сухая информация приобретает наглядный характер.

Рисовать их в Word несложно. Сделать это поможет кнопка Таблица группы вкладки Вставка ленты. В видеоролике «Урок 12.3. » Из книги AutoCAD 2009 для студента.

Самоучитель автора Соколова Татьяна Юрьевна Команда TABLE осуществляет создание пустой таблицы объектов в чертеже. Вызывается команда из падающего меню Draw ? Table… или щелчком на пиктограмме Table… на панели инструментов Draw.

В результате открывается диалоговое окно вставки таблицы Insert Table – рис. 10.8. Рис. 10.8. Из книги Интернет решения от доктора Боба автора Сворт Боб Из книги Word 2007.Популярный самоучитель автора Краинский И В этом подразделе рассмотрены следующие темы:• редактирование и форматирование таблиц;• работа с данными в таблице.На форматирование таблицы у меня обычно уходит больше времени, чем на ее создание.

Можно ли автоматизировать этот процесс?Форматирование таблицы Из книги Реферат, курсовая, диплом на компьютере автора Баловсяк Надежда Васильевна 1.8.

помещаются в тексте в порядке ссылки на них по окончании того абзаца, в котором таблица была первый раз упомянута.

Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2022

Изменение наименований и кодов реквизитов Используйте в работе Внимание!

Наименования и коды некоторых реквизитов в старом и новом ГОСТ совпадают. Это реквизиты с кодами 15 – «адресат»,16 – «гриф утверждения», 22 – «подпись» и 26 – «отметка о заверении копии».

Изменились правила оформления документов в делопроизводстве ГОСТ 2022 в отношении следующих двенадцати реквизитов: 1. Дата документа. Если дату указываете в словесно-цифровом формате, дни месяца с первого по девятый пишите без нуля, например: 7 марта 2022 г. В случае, когда для обозначения даты используются только цифры, ноль нужно проставлять, например: 07.03.2022.

2. Адресат. По старым правилам оформления инициалы адресата — физического лица проставляли перед фамилией. Если адресатом было юридическое лицо — индивидуальный предприниматель, инициалы указывались после фамилии.

Теперь во всех случаях инициалы указывайте после фамилии, независимо от того, физическим или юридическим лицом является адресат.

Например: Иванову А.Н., ИП Петрову Е.Г. 3. Гриф утверждения документа.

Согласно требованиям к оформлению документов 2022, в случае, когда документ утвержден протоколом заседания коллегиального органа, сначала укажите наименование этого органа, а после него, в скобках, укажите реквизиты документа, который подтверждает утверждение: наименование, дату и номер протокола или письма. 4. Заголовок к тексту. На документах, разработанных органами власти, заголовок к тексту проставляется центру рабочего поля. Для организаций и учреждений, не относящихся к органам власти, правила оформления заголовков к тексту остались прежними: для заголовка выделено место над текстом, сразу от границы левого поля.

5. Отметка о приложении. В случае, когда приложение к документу размещено на электронном носителе (компакт-диске, usb-флеш-накопителе), под текстом документа укажите: «Приложение: CD в 1 экз.». Носитель поместите в конверт или специальный вкладыш, но котором укажите имена файлов и наименования документов, которые содержат эти файлы.

В тексте, когда приложение упоминается впервые, укажите в скобках: (приложение) или (приложение 1). Допускается ставить знак номера (приложение № 2).

В прикладываемом документе, на первой странице в правом верхнем углу укажите: Приложение 1 или Приложение № 1. В случае, когда к распорядительному документу в качестве приложения оформляют нормативный или другой документ, утверждаемый распорядительным документом, отметку о приложении проставьте на первом листе. Ссылку на распорядительный документ давать не нужно.

В грифе утверждения укажите реквизиты распорядительного документа. 6. Гриф согласования документа. Корректировки, внесенные в правила оформления этого реквизита, аналогичны тем, которые касаются реквизита «Гриф утверждения документа».

В случае. Когда документ согласовывается решением коллегиального органа, в грифе сначала укажите наименование этого органа, а затем реквизиты документа, которым фиксируется факт согласования. 7. Подпись. Новый ГОСТ по делопроизводству

Правила оформления документов в делопроизводстве

Для регистрации входящего письма вверху бланка, справа или слева ставится порядковый номер и дата приема. Выглядит это так: «Вх. № 152 от 02.02.2017».

Затем в журнале регистрации входящих писем записывается этот номер, информация: от кого и кому адресовано письмо, о чем оно, а также кому письмо передано в работу после визирования его руководителем. Оригиналы и копии писем подшиваются в соответствующие папки. Таким же образом регистрируются исходящие письма (пример: «Исх.

№ 152 от 29.05.2017») и другая документация. Регистрация входящих документов в делопроизводстве позволяет быстро найти в журнале (или электронной таблице) нужный документ и определить ответственное за его исполнение лицо.

Стандартный срок исполнения документа составляет 30 календарных дней, которые отсчитываются с даты принятия входящего либо с даты подписания исходящего документа.

Нужно учитывать, что выходные и праздничные дни также входят в этот срок! Деловые бумаги могут иметь и индивидуальный срок исполнения. В таком случае на бланке стоит отметка с указанием конкретной даты или же он может быть указан в самом тексте.

Существуют и сроки, устанавливаемые нормативно-правовыми актами.

Если срок исполнения соблюсти не удается, необходимо написать служебную записку руководителю с просьбой о продлении сроков исполнения для внутренней документации или ходатайство с той же просьбой в организацию контрагента с изложением причин задержки сроков.

Не так сложно наладить в организации делопроизводство, образцы документов в этом помогут. Главное — соблюдать соответствие документации принятым стандартам, а также оперативно следить за изменениями в законодательстве РФ. Автор: Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу. При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать.

27 Августа 2022 в 10:10 Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании. Неизменным остается одно: в центре внимания — человек как трудовой ресурс.

21 Августа 2022 в 17:25 Врио — это временно исполняющий обязанности.

И. о. — исполняющий обязанности.

В чем разница и как правильно писать сокращенно «исполняющий обязанности директора» или «временно исполняющий обязанности» — разберем на примерах.

06 Мая 2022 в 16:46 ГОСТ по делопроизводству и документообороту (2022 г.) — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов.

Реферат: Общие требования к оформлению документов

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения: · от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); · от первого лица единственного числа («считаю необходимым», прошу выделить»); · от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например: Начальник юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов 25.01.2000 При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А.С.

Орлов 25.01.2000 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А.Г. Грязнова 23.04.2000 Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 30.10.2000 N 451-805 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления страховой компании «Планета» от 21.06.2000 N 10 Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Методическое пособие для секретаря. Документация в Microsoft Word.

Таблицы

В противном случае получим ситуацию, когда «доводка» документа будет занимать чуть ли не больше времени, чем его разработка.

А зачем нам лишние проблемы, правда?

Тем более что стоит только попробовать делать все «рюшечки» сразу, и эта полезная черта очень быстро входит в привычку.

2.Текст в таблице С заголовками разобрались, переходим к тексту.

Как уже упоминалось ранее, в наших шаблонах предусмотрен стиль «Текст в таблице», который желательно использовать для форматирования текста в таблице.

Ну, а если не хочется? Или стиля такого в документе нет?

Или есть задумка свой стиль соорудить? Тогда нелишне будет подумать, какое форматирование лучше использовать. Прежде всего, размер шрифта. Текст в таблице должен быть того же размера, что и текст в документе, или же меньше.

Меньше – потому что таблицы в наших документах часто бывают большими, громоздкими, текста много, а размер ячеек, увы, ограничивается размерами листа бумаги. Поэтому вполне можно размер шрифта и уменьшить. Но мы же помним о том, что все таблицы в документе должны иметь одинаковый вид, правда? Поэтому, уменьшая размер шрифта в одной таблице, не забываем уменьшить его и в остальных.
Далее – выравнивание текста абзаца.

Для таблиц лучше всего использовать выравнивание по левому краю (или по центру, если речь идет, например, о числовых значениях). Выравнивать текст по ширине крайне нежелательно.

Почему? Потому что такое выравнивание для абзаца, занимающего всю ширину листа, приводит лишь к незначительному увеличению интервалов между словами, а для абзаца, занимающему всего три-четыре сантиметра по ширине, может привести просто к чудовищному результату. Текст будет выглядеть очень неряшливо.

И, наконец, вернемся еще раз к нумерации в таблице. Мы уже упоминали об этой задачке (см. ), но тогда мы говорили только о решении возможных проблем.

А теперь мы попробуем на примере сделать в таблице нумерацию, близкую к оптимальной. Предположим, что в таблице у нас есть столбец размером 1.5 см, предназначенный для нумерации строк. Мы хотим добавить в него автоматическую нумерацию.

Что мы делаем: 1. Выделяем ячейки первого столбца (за исключением, разумеется, заголовка). 2. Выбираем пункт меню «Формат» → «Список».

3. Переходим на вкладку «Нумерованный», выбираем тип нумерации, которую не жалко , и нажимаем кнопку «Изменить». 4. Теперь настраиваем параметры нумерации (Рисунок 1).

  1. Положение текста нас не волнует никоим образом, потому как никакого текста мы вставлять за номером не планируем.
  2. Задаем формат номера: выбираем тип нумерации арабскими цифрами (если он изначально был другим), убираем точку из формата (зачем нам лишние символы?).
  3. Задаем положение номера: выбираем тип «по правому краю» (так «красивше») и задаем размер границы номера, который не должен превышать размера ячейки, конечно. Пусть у нас это будет 1 см.

Рис.1. Задание нумерации для таблицы 5. Теперь остается только применить настроенный формат к нашим выделенным ячейкам и любоваться полученным результатом: Таблица 1.

Блог Студланса о студлансе!

Рекомендуется использовать в названии таблицы 2 – 5 слов, избегая громоздких формулировок.

  • Обратите внимание, что слово «Таблица» следует писать с заглавной буквы и обязательно полностью, не сокращая.
  • При переносе таблицы на следующий лист необходимо поставить вверху её полное название таблицы с нумерацией.

    При делении таблицы на части в пределах одного листа над каждой частью пишется просто «Продолжение таблицы» (без кавычек).

  • Шрифт, кегль в названии таблицы – тот же самый, что и в основном тексте (в ячейках можно использовать меньший размер шрифта). Не следует как-то особо выделять названия таблиц, используя цвет, подчёркивания и т. д. Впрочем, на практике иногда используется полужирный шрифт (этот момент уточните в методичке или у научного руководителя).
  • Располагается заголовок таблицы на листе дипломной работы слева.

    Абзацный отступ в данном случае не используется.

  • Нельзя заканчивать главу, раздел или пункт таблицей. После таблицы обязательно нужно дать обобщение представленного информации, разместить текстовый вывод.

Пример оформления таблицы в дипломной работе по ГОСТу: Источник: Размещая собранную и обработанную информацию в таблице, придерживайтесь следующих требований ГОСТа:

  1. Размер шрифта в таблице может быть меньше, чем в тексте, но должен быть ясно различим (не стоит использовать кегль меньше 10-го).
  2. Заголовки, названия столбцов пишите в единственном числе.
  3. Если в различных строках графы повторяется один и тот же текст, состоящий только из одного слова, то вместо дублирования во второй раз ставится фраза «То же», а далее – только кавычки.

    Исключение: кавычки нельзя ставить вместо повторяющихся цифр, математических и химических символов, марок, знаков.

  4. Горизонтальные ячейки должны быть однострочными.
  5. Точку после заголовков и подзаголовков не ставьте.
  6. Выравнивание отдельных столбцов лучше делать по центру, а построчных заголовков – по левому краю.
  7. В том случае, если в той или иной строке не приводится никаких данных, следует ставить прочерк.
  8. Выравнивать цифровые показатели рекомендуется по центру.
  9. Заголовки начинайте с прописной буквы, подзаголовки – со строчной.
  10. Горизонтальное расположение заголовков и подзаголовков предпочтительней; вертикальное используется при обоснованной необходимости.

Сейчас, с появлением всяких компьютерных «свистелок и перделок» для оформления таблиц, у дипломника возникает соблазн «сделать покрасивее».

Ну, хотя бы залить ячейки фоном, выделить столбцы! Особенно хочется это сделать, если рядом располагается диаграмма, чьи цветные секторы соответствуют той или иной информации в таблице. Можно ли это делать, или надо строго следовать сдержанности стародавнего ГОСТа?

Спросите об этом преподавателя. Дело в том, что сейчас во многих вузах есть свои методические рекомендации к оформлению табличного материала.

Как оформить продолжение таблицы по ГОСТу: пример

Таблица – один из наиболее удобных форматов подачи обобщенной, систематизированной информации по конкретному вопросу, используемый в разных видах научных работ.

В то же время таблиц в научных работах имеет множество нюансов.Даже продолжение таблицы, перенесенное на следующую страничку, нужно оформлять по ГОСТУ.

Наверное, все это уже напугало своей сложностью?

Не переживайте, всю необходимую информацию и примеры оформления таблиц, включая продолжение, можно найти в статье.СодержаниеСтуденты, которым уже приходилось писать научные работы, наверняка знают, что такое ГОСТ.Тем, кто еще не в курсе, объясняем: ГОСТ – это государственный документ, подающий требования к оформлению научных работ в целом и их отдельных элементов. ГОСТов существует очень много, кроме того в них постоянно вносятся коррективы.

Оформление таблиц регламентируют ГОСТыТем не менее, при оформлении табличного материала студенты вот уж который год пользуются ГОСТом 7.32- 2001.Этот документ, конечно же, пересматривали, корректировали, но таблиц рука министерства не коснулась.В некоторых методичках и редакциях журналов авторов научных вообще отсылают 1.5-93 и ГОСТ 2.105-95.Эти документы получили название «Единая Система Конструкторской Документации».В целом существенных отличий в требованиях всех упомянутых документов нет. На их основе изложим информацию, которая поможет оформить таблицу.Эти правила стоит запомнить, так как они пригодятся при оформлении любого вида научной работы (курсовой, дипломной работ, магистерской диссертации, статьи и др.):

  1. Таблицу нужно вставлять сразу после абзаца, содержащего ссылку на него. Даже если таблица не умещается после абзаца, ее необходимо продолжить на следующей странице (далее мы расскажем как), но переносить через несколько абзацев нельзя.

    Существует ряд общих правил, которые нужно запомнить

  2. Разрывать таблицу нежелательно, лучше перенести ее на другую страницу, а после соответствующего абзаца оставить пустое место. Разрыв используется только, если пустое пространство слишком большое.
  3. Таблицы в работе должны быть пронумерованы. Пример Таблица 1, Таблица 2 и так далее. Можно также указывать порядковый номер раздела, а после точки номер самой таблицы, например Таблица 1.1, Таблица 1.2, Таблица 2.1, т.д.
  4. Если таблица размещается в приложениях, необходимо указывать на это в тексте работы. Нумерация таблиц в приложениях осуществляется латинскими и арабскими цифрами, например, Таблица А.2, Таблица В.1.3
  5. Слово «Таблица» начинается с заглавной буквы, сокращать его нельзя.
  6. Сразу над таблицей необходимо написать ее название, используя гарнитуру остального текста. Для этого после номера ставим тире и пишем заголовок. Расположение заголовка – по левому краю.
  7. Нумеровать таблицы можно только арабскими цифрами. Точку после номера ставить не нужно.

оформления таблицы из ГОСТа: Текстовый материал таблицы также оформляется по определенным правилам:

  1. Заголовки, размещаемые в верхних (главных) ячейках, нужно начинать с заглавной буквы.
  2. Заголовки оформляются в единственном числе, например, «название учреждения», а не «названия учреждений».
  3. Точка после заголовков не нужна.

    Для оформления текстового материала таблицы также существуют правила

  4. Расположение заголовков в ячейках таблицы – по центру, построчные заголовки нужно разместить по левому краю.
  5. Если в таблице используются цифры, их нужно выровнять по центру.
  6. Лучше всего использовать горизонтальное расположение , вертикальные надписи используются только в случае необходимости.
  7. Допускается применение в таблице шрифта меньшего, чем в основном тексте, но он должен легко читаться.

Если в какой-то ячейке нет данных, необходимо поставить прочерк.Если таблица большая, ее нужно перенести на следующую страницу.

Как это правильно сделать? Читайте дальше.Для продолжения на следующем листе заголовки столбцов таблицы или ее строк необходимо пронумеровать, чтобы на следующей странице они не повторялись.Вверху страницы ставится ее номер с указанием «Продолжение таблицы 3.2.». Другие формулировки недопустимы. Далее располагаем оставшийся «кусок».Вот и весь секрет правильного переноса.

А чтобы было легче представить, предлагаем пример: Перед оформлением таблицы точно определитесь, где она будет размещена: в приложениях или в самом тексте.

Далее стоит полистать методичку, преподаватели наверняка позаботились о раскрытии «табличной темы».Мы, конечно, все рассказали об оформлении таблиц, но у преподавателей может быть свое видение этого элемента, немного отличное от ГОСТа. Та же ситуация и с редакциями — они могут подгонять под формат своих изданий.Чистовой вариант вашей работы с таблицами нужно сохранить в таком формате, чтобы она не сдвинулась при распечатке.