Процедура документооборота на предприятии скачать

Процедура документооборота на предприятии скачать

Организация документооборота на примере конкретного предприятия (стр. 1 из 4)


1.1 Развитие документооборота………………………………….……….….5 1.2 Понятие документооборота………………….……………………….….7 Глава 2.

Основные правила организации документооборота ОАО комбината «Магнезит»……………………….……….………….….….….10 2.1 Схема движения и технология обработки документов ОАО комбината «Магнезит»……………………………………….……….13 2.2.

Регистрация документов………………………………………….…….17 2.3 Контроль исполнения документов……………………………….…….23 Заключение ……….…………….……………………………….….……….26 Введение Органи ация работы с докуме тами предполагает организаци документооборота учрежд ни , хранение документов и в екущей де тельности учреждения.

Доку ентооборот — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечиваю дви е ие документов в учреждении с момента их создан я или поступления и до завершения исполнения или отправки.

В ра иона ьной орган зации документооборота все документы распр по например регистрируе ые и документы; входящие, исходящие и внутренние менты; документы направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступа щие из подведомственных организаций, и т.д.

мается совокупность документов, выполняющих определенное вое на начение в процессе документооборота. Характер стикой документооборота явля тся его объ м. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определ нного периода времени, как равило года Объем документооборота — пока атель, используемый в ка естве критери при решении вопросов выбора органи а ионной формы делопроиз одства информационно-поисковой системы по документам структуры службы делопрои одства е штатного состава р гих вопросов.

Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы.

Предметом курсового исследования является организация процесса документооборота на примере ведущего предприятия города Сатки — ОАО «Комбината Магнезит». Объектом исследования стали основные правила организации документооборота на ОАО «Комбинате Магнезит». Целью курсовой работы является рассмотреть организацию документо-оборота данного предприятия.

Задачи: — изучить организационные формы делопроизводства на предприятии; — рассмотреть процесс документооборота на предприятии; — описать организацию документооборота.

Курсовая работа включает введение, две главы, заключение, и список библиографической литературы.

Во введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы.

В первой главе описано понятие документооборота и его развитие. Во второй главе рассмотрена организация документооборота ОАО «Комбината Магнезит». В заключении представлены выводы по курсовой работе. В списке использованной литературы представлены 21 библиографических описания. Глава 1.Понятие и развитие документооборота 1.1 Развитие документооборота П.М.

Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

26 Января 2020 в 14:01 Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов. С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации? Рассмотрим основные моменты. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря.

Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы.

Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия. Делопроизводство может быть:

  1. секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
  2. общим – касающимся основной деятельности компании,
  3. кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
  4. электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно.

Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел. Это документ с перечнем всех «дел» в организации.

Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности. Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия.

Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 – номер по порядку, БУ – бухгалтерия, 2017 – год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период – на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений.

Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы. Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия.

Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания. Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании.

Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы.

Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

  1. Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока

> > > Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?Содержание:

ДокументооборотПрежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

  1. сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)
  2. сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

  1. внутренний
  2. входящий
  3. исходящий

К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и .Верный пример схемы документооборота в организации:

  1. После сортировки входящей корреспонденции и ее регистрации секретарь передает почту руководителю на рассмотрение. При этом только 85% входящей корреспонденции действительно адресованы управленцу, оставшиеся 15% писем распределяются между конкретными исполнителями после составления руководителем резолюции.
  2. В свою очередь исполнители после ознакомления с входящей информацией и выполнения поставленных задач составляют исполнительный лист и передают его .
  3. Делопроизводитель регистрирует лист и на этом движение входящей документации завершается.
  4. К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.

    Документы внутри организации

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании.

Это могут быть приказы, , акты.Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

  1. В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело
  2. Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
  3. Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
  4. Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
  5. Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

  1. Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному

Практики организации делопроизводства и документооборота на современном предприятии

30 сентября 2013 г. 17:36

«Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!»

. Л.Кэррол. Для того, чтобы сохранить лидирующие позиции на рынке, компании вынуждены соревноваться не столько с конкурентами, сколько с самими собой.

Существование в старых рамках и сопротивление современным технологиям, приходящим на помощь компаниям, заинтересованным в максимальном получении прибыли, в настоящих реалиях смерти подобно.

В рамках данной статьи мы не будем затрагивать все сферы жизни организации и все возможные способы их оптимизировать, мы остановимся более подробно на автоматизации процесса работы с информацией. Технологии, используемые для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации, объединяются под единым термином ECM (Enterprise Content Management).

С одной стороны, в основе любой ECM-системы лежит . В понятие документ мы вкладываем более широкое понятие, чем просто бумажный документ, – это контент, который имеет ценность для бизнеса. ECM-система ориентирована на управление всем жизненным циклом документа, с момента создания до передачи на хранение.

Что же происходит с документами и как изменяются принципы работы с ними в результате внедрения ECM, рассмотрим ниже. С другой стороны, задача ECM-системы — создание среды для накопления опыта и протекания бизнес-процессов, создание необходимых условий для организации предприятия, гораздо менее зависящего от отдельных людей, их умений и знаний.

И это уже задача управления взаимодействием.

ECM-система может стать на предприятии основным интеграционным звеном информационных систем разных типов. Это тема отдельного разговора.

Итак, рассмотрим работу с документами в ECM-системе. При внедрении ECM-системы предприятию будет необходимо пересмотреть всю документацию, которая регламентирует работу с бумажными и электронными документами, выявить возможности оптимизации и описать новые способы работы с информацией. Условно все документы в организации по способу возникновения можно разделить на две группы: документы, создаваемые внутри организации, и документы, поступающие извне.

Внешние документы – это документы, пришедшие в организацию, это может быть бумажная документация, факсы, сообщения электронной почты. Внутренние документы – это документы, созданные внутри самой организации, эти документы чаще всего уже созданы в электронном виде.

Рассмотрим, каким же образом идет работа с ними в ECM-системе. Внешние документы могут поступать в организацию и в зависимости от этого в систему они будут попадать разными путями: ● Бумажная документация, письма, телеграммы и прочее заносится в систему непосредственно со сканера без промежуточного сохранения на локальном диске; ● Сообщения электронной почты – процесс занесения в систему становится еще проще.

Интеграция с MS Office позволяет занести текст письма в систему также без промежуточного сохранения на локальном диске, отправить полученный документ задачей на

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 февраля 2013 г.О.В. Кулагина, эксперт по налогообложению Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне.

Львиная доля документов — первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборота.

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК). Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний. Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010.
Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненку.

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию.

Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию. Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности.

Этого требует новый Закон о бухучете.

Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям).

Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов,

Документооборот и его организация на предприятии

Вы здесь «Кадровый вопрос», 2012, N 5 ДОКУМЕНТООБОРОТ И ЕГО ОРГАНИЗАЦИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ Документооборот — это упорядоченное перемещение документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное хранение).

Как известно, документооборот предприятия образуют входящие, исходящие и внутренние документы. Порядок работы с входящими документами Под входящим документом принято понимать документ, поступающий на предприятие от других юридических лиц, а также от общественных организаций и физических лиц, не имеющих отношения к предприятию. Документы на предприятие могут поступать по каналам почтовой и электрической связи либо с курьерами (экспедиторами) или непосредственно отправителями документов.

Работа с входящей документацией начинается с ее доставки. Доставка документов в рабочие дни из соответствующего почтового отделения производится курьером предприятия (как правило, до обеда).

В нерабочее время доставка входящих традиционных документов производится курьерами отправителей либо непосредственно отправителями документов.

Эти документы принимает дежурный администратор предприятия (либо лицо, выполняющее его функции). Прием традиционных документов производится: от курьера (экспедитора) к делопроизводителю — по описи (реестру) под роспись указанных лиц; от отправителей — под роспись с простановкой оттиска штампа службы ДОУ «Принято 00 месяца 0000 года» на экземпляре документа, остающегося на руках у отправителя. Поступившие документы необходимо проверить на указание адресатов.

Таким образом, конверт подлежит вскрытию при правильно адресованной почтовой корреспонденции.

В том случае, если на конверте имеется отметка «Лично», конверт не вскрывается, а передается тому лицу, сведения о котором указаны на конверте.

Кроме того, не подлежат вскрытию конверты с отметками об ограничении доступа («Коммерческая тайна» и т. п.) — они передаются в группу обеспечения безопасности информации (либо уполномоченному должностному лицу). Поступившие документы необходимо проверить на целостность упаковки, что гарантирует сохранность документов.

Проверяется также целостность всех вложений. Если все же документ поступает в поврежденном виде, то для его приемки должен быть составлен акт. Помимо этого, в нижнем правом углу лицевой части первого листа поврежденного документа ставится штамп «Документ поступил в поврежденном виде» (см.

ниже). УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия подпись И. О. Фамилия дата АКТ N о выявлении повреждений документа «___» ______________ 20__ г. г. Москва Комиссией в составе: Председатель:______________________________________________________________ члены: ____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ составлен настоящий акт в том, что: а) при осмотре конверта (упаковки), отправленного _________________________

Схемы документооборота

Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов.

Основная задача – документирование текущей деятельности компании.

Маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому – ключевые параметры этого

процесса.

Этот сложный технологический процесс подразумевает создание, прием, передачу, согласование и хранение документации, обеспечивающей работу всей компании.
Важность документооборота для современного делопроизводства выражается в том, он выделен в отдельную сферу деятельности. Предметной областью этой деятельности являются инстанции движения документов и скорость этого движения.

Оптимизация механизма движения деловых бумаг существенным образом повышает эффективность ключевых бизнес-процессов предприятия.

Ведь от работы этого механизм напрямую зависит эффективность хранения информации, возможность поиска в базе нужных сведений, а также современное обеспечение пользователей системы оперативными данными. Продуктивность административных решений в значительной степени обусловлена актуальностью и релевантностью той информации, на основе которой они принимаются.

В этой связи организация документооборота является ключевым компонентом общей системы управления. В ее приоритетные задачи входит контроль исполнения руководящих решений, разработка поисковых систем и информационное обеспечение работы непосредственных исполнителей.

Скорость движения – максимальная, маршрут – кратчайший, трудозатраты – минимальные, — создание оптимальных условий для воплощения этих идеалов является главной целью организации грамотного оборота деловых бумаг на предприятии.

За годы работы по осуществлению на практике этих идей выработался ряд принципов, следование которым позволяет существенным образом оптимизировать процесс движения документов внутри компании: Централизация операций. Одна специальная служба или один сотрудник (в небольших компаниях) должны осуществлять все операции по приему, регистрации, обработке, отправке корреспонденции. Минимизация инстанций. Количество промежуточных пунктов движения бумаги должно быть минимальным.

Ни шагу назад. Реверсивные движения может оправдать только крайняя необходимость. У каждого вида документа — свой маршрут.

Хорошей идей станет объединение бумаг по типовому признаку и разработка для каждой группы своей схемы движения. Документы одного типа двигаются единообразно. Набор идентификационных признаков должен быть уникален для каждого элемента схемы, процесс регистрации – однократным.

Для официальной корреспонденции необходимо предусмотреть дополнительный этап предварительного рассмотрения. Резолюция директора должна содержать три компонента: исполнитель, суть распоряжения, срок. Четкое и последовательное следование этим принципам позволит привести систему в соответствие четырем базовым показателям эффективности процессов:

Организация делопроизводства и документооборота в организации

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении. Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия.

Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности.

Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована. Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента.

Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт. В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

  1. в виде запроса для последующего получения ответа.
  2. Исходящие. Они составляются для следующих целей:
    • в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
    • в виде запроса для последующего получения ответа.

    Они подготавливаются на основании внутренних документов.

  3. Входящие. Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц.

    Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.

  4. в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
  5. Внутренние.

    Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия.

    Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

  1. Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
  2. Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения.
  3. Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.

Организация документооборота на предприятии (стр. 1 из 4)

Оглавление Введение 1. Понятие документооборота 2. Общая структура документационного обеспечения управления 3.

Классификация документов 4. Нормативная база делопроизводства 5. Автоматизация документооборота 6.

Особенности организации документооборота в бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика» Выводы и рекомендации Заключение Список использованной литературы Приложение 1 Введение Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ — это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен .Документация — это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.

Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения — организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами. 1. Понятие документооборота Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.

Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Документооборот в организации

Специалисты определяют понятие документооборота в организации как движение документов на протяжении всего жизненного цикла: от создания до сдачи на хранение в архив. На деле это понятие гораздо шире. Система документооборота — важный элемент делопроизводства, обязательный компонент управленческой деятельности.

В современном мире, где информация считается одним из главных ресурсов, бизнес не может существовать без рационального подхода к работе с документами. Из этой статьи вы узнаете:

  1. Почему организация документооборота считается отраслью управления?
  2. Каковы отличительные особенности внутреннего документооборота?
  3. Как выстроить эффективную схему документооборота организации?

Документооборот организации относится к сложным технологическим процессам.

В первую очередь, он связан с процессом документирования деятельности компании: созданием, приемом, передачей, согласованием и хранением служебной документации.

С этой точки зрения его основными характеристиками считаются: маршрут движения документа и время, необходимое для его прохождения. В современном делопроизводстве принято выделять в отдельную сферу деятельности.

Он устанавливает инстанции прохождения документа и скорость его движения.

Принятый в организации порядок прохождения документации определяет эффективность многих бизнес-процессов. От него зависят хранение информации, ее оперативный поиск и передача потребителям в определенные сроки с минимальными затратами.

Актуальность и достоверность информации напрямую влияют на продуктивность принимаемых административных решений. Именно поэтому организация документооборота относится к процессам управления.

Она включает формирование технологии работы исполнителей, разработку информационно-поисковых систем, контроль исполнения распоряжений руководства.

Основным правилом организации документооборота в учреждении считается создание оптимальных условий для быстрого движения документов по максимально коротким маршрутам с минимальными трудозатратами.

Многолетняя практика делопроизводства позволила определить принципы, соблюдение которых необходимо для оперативного прохождения документации:

  • Число инстанций, через которые проходит документ, необходимо свести к минимуму;
  • В процессах прохождения и обработки базовых категорий документации должно быть достигнуто максимальное единообразие;
  • Резолюции руководства должны максимально точно определять исполнителя, суть распоряжения и сроки его исполнения;
  • Регистрация должна быть однократной, а идентификационные признаки — уникальными;
  • Целесообразна разработка собственной схемы продвижения для каждой группы документов, объединенных определенными видовыми признаками;
  • Возвратные движения могут быть вызваны только деловой необходимостью;
  • Официальная корреспонденция нуждается в предварительном рассмотрении перед распределением и передачей на исполнение;
  • Операции по приему, регистрации, первичной обработке корреспонденции, ее отправке должны быть централизованы в

    специализированной службе (в маленьких компаниях ее роль играет отдельный сотрудник);

Документооборот на предприятии: правила и принципы

Читайте об основных правилах и принципах документооборота и преимуществах его автоматизации. Скачайте 5 полезных материалов от экспертов.

Скачайте полезные документы: Используйте документ в работе Полезный материал от эксперта Скачайте готовый образец Используйте документ в работе Скачайте и используйте в работе Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.

★ Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии. Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:

  1. кадровый;
  2. управленческий;
  3. административно-хозяйственный;
  4. производственный;
  5. бухгалтерский.

Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.

Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:

  1. эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
  2. управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
  3. оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
  4. управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями. Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система.

Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени.

Соблюдайте принципы документооборота, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг:

  • Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
  • Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
  • Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
  • Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов.

Таблица. Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют Структура документооборота на предприятии — это три категории документов:

Порядок документооборота на ооо

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия Добавлено в закладки: 0 Что такое документооборот? Описание и определение понятия.

Документооборот – это 1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения; 2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени. Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях. Документооборо́т является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.

Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело. Различают три главных потока документации:

  • документы, которые отправляются в другие организации (исходящие);
  • документы, которые поступают из других организаций (входящие).
  • документы, которые создаются в организации и используются в управленческом процессе работниками организации (внутренние);

Документы, которые поступают в организацию, проходят:

  • предварительное рассмотрение;
  • регистрацию.
  • первичную обработку;
  • рассмотрение руководством;
  • передачу на исполнение;

В бухгалтерском учёте есть пять главных этапов документооборота:

  • Передача документа в бухгалтерию;
  • Обработка документов в бухгалтерии, которая в себя включает:
  • Составление документа в момент выполнения хозяйственной операции;
  • группировку;
  • Сдача на хранение документов в архив.
  • контировку (указание корреспонденции счетов в первичном документе);
  • Проверка принятых бухгалтером документов по содержанию, по форме, арифметическая проверка;
  • таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции).

Как правильно организовать документооборот: 13 основных этапов

› Верный выбор технологии работы с документами гарантирует качественный результат деятельности и успешное развитие предприятия. Совершенствование документооборота повышает эффективность управления.СодержаниеНа любом предприятии процесс движения документов никогда не останавливается.

Сотрудники документационной службы принимают новые документы, специалисты исполняют их, ответные письма отправляют адресатам.Все действия организации документируются – оформляются отпуска сотрудникам, выплачивается заработная плата, меняется структура предприятия и т.д.Совокупность всех действий, происходящих с документом, называется документооборотом.Обеспечение эффективного документооборота – задача менеджмента.

Неправильная организация движения документов, необоснованное увеличение их количества приводят к замедлению работы предприятия в целом.Основной принцип документооборота – движение документов по кратчайшему пути, затраты труда и времени должны быть наименьшие. Последовательность этапов прохождения документов одного вида и их процесс обработки должны быть одинаковыми.Документооборот регламентируется на предприятии Инструкцией по делопроизводству.Требования к Инструкция по делопроизводству скачайте Объем документов характеризует документооборот предприятия.